El significado de estos dos términos puede haber sido obvio para todos cuando comenzamos a usar el correo electrónico, pero hoy son bastante anticuados. Tanto CC como BCC son formas de enviar copias del mismo correo electrónico a múltiples destinatarios. CC significa "Carbon Copy" y BCC significa "Blind Carbon Copy". La diferencia entre los dos es que cada destinatario puede ver las direcciones que agrega al campo CC, mientras que las del campo BCC no son visibles para nadie.
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Los tres campos receptores
Es igualmente fácil agregar las direcciones de correo electrónico de las personas a cualquiera de estos campos. Pero siempre debe considerar quién necesita recibir un correo electrónico en particular y cómo. Esto depende de cosas como sus relaciones, la organización para la que trabaja, su cultura y ubicación.
Las personas a menudo usan estos campos de manera inapropiada. Esto hace que el propósito de un correo electrónico sea menos exhaustivo para quienes lo reciben. Pero si los usa correctamente, puede ayudar a sus destinatarios a saber si leer su correo electrónico debe estar entre sus prioridades o no.
Puede escribir direcciones en los siguientes tres campos:
Para : los destinatarios en este campo son la audiencia principal del mensaje.
CC : estos destinatarios recibirán una copia del mensaje, por lo que es casi lo mismo que agregar personas en el campo Para.
CCO : el remitente puede informar discretamente a otras personas sobre la comunicación que tuvo lugar. Nadie más involucrado verá sus direcciones.
Las personas también usan BCC cuando no quieren confundir a otros con una lista increíblemente larga de direcciones. Además, es una buena opción cuando los destinatarios no necesariamente deben conocerse entre sí. También es importante tener en cuenta que ni aquellos en CC ni BCC verán las respuestas de los otros destinatarios.
Cómo usar el campo Para
Si desea llegar a ocho personas, puede poner una dirección en el campo Para y las siete restantes en el campo CC. Pero también puede colocar los ocho en el campo Para. No hace mucha diferencia ya que todos recibirán el mismo correo electrónico. También podrán ver al resto de los destinatarios.
Sin embargo, las cosas son un poco diferentes si practicas la etiqueta de correo electrónico adecuada. Si ese es el caso, solo debe agregar los destinatarios directamente afectados por su mensaje. Por lo tanto, si desea pedir a ciertas personas que tomen algún tipo de acción, colóquelas en el campo Para. Los nombres de la dirección de la persona que coloque allí deben incluirse al comienzo del correo electrónico. Algo simple como "Querida Andrea, Samantha y John" debería ser suficiente.
En resumen, use el campo Para para apuntar a aquellos a quienes desea instar a tomar una acción.
Cómo usar el campo CC
Cuando coloque direcciones en el campo CC, la lista que cree será visible para todos los destinatarios. La función principal del campo CC es hacer que otros destinatarios sepan que esta comunicación en particular está teniendo lugar. Incluir una dirección en este campo es como decir "solo para información". En este caso, solo debe esperar una respuesta de "bueno saber" de los destinatarios.
Además, las personas también se refieren a CC como una "Copia de cortesía".
Cómo usar el campo BCC
Cualquiera de los destinatarios que coloque en el campo BCC no será visto por ninguno de los destinatarios en los campos Para y CC. Si desea que alguien vea el contenido del correo electrónico pero no tome medidas, agregue su dirección a BCC. También es una buena opción para usar cuando desea compartir la misma información con un grupo de personas a la vez, pero no quiere que ninguno de ellos vea quién más la está recibiendo.
El campo BCC también es muy útil en situaciones o argumentos delicados. Es una manera secreta de dejar que alguien más escuche sin que el destinatario lo sepa. Por ejemplo, puede agregar la dirección de su gerente al campo BCC cuando un cliente solicita un reembolso.
Cómo usar el botón Responder a todos
Si es el destinatario de un correo electrónico y desea responder a su remitente, tiene dos opciones: Responder y Responder a todos. El botón Responder le permite responder directamente al remitente para que ningún otro destinatario pueda ver su mensaje. También está el botón Responder a todos, que enviará automáticamente su respuesta a todos los destinatarios cuyas direcciones estén en los campos Para y CC.
Aunque es conveniente, el botón Responder a todos no siempre es una buena opción. Solo debe usarlo cuando sea importante que todos los destinatarios reciban su mensaje.
La mayoría de los usuarios hacen clic o tocan este botón sin darse cuenta. Eso puede ser bastante molesto para los destinatarios que no están interesados en su respuesta. Hacer clic en este botón por accidente también puede ser muy incómodo, especialmente si está compartiendo información personal con el remitente y no desea que otros participantes la lean. Ser consciente de cómo usa esta función puede ahorrar mucha frustración para todos los involucrados.
Use el botón Responder a todos solo cuando sea absolutamente necesario que el autor original y todos los demás en la lista de destinatarios vean su respuesta. Las discusiones grupales sobre proyectos de trabajo son un buen ejemplo de esto.
No use la opción Responder a todos cuando:
- Hay al menos un destinatario que no necesita ver su respuesta
- Su mensaje es algo muy simple como "Muy bien" o "¡Gracias!"
Cosas a tener en cuenta
Recuerde siempre hacer un seguimiento de a quién le está enviando un correo electrónico y por qué. Utilice los campos Para, CC y CCO con atención y su etiqueta de correo electrónico mejorará enormemente.
También debe realizar un seguimiento de si es un destinatario (Para) o si recibió una copia al carbón (CC). De esa manera, puede decidir si el correo electrónico requiere su atención inmediata o no.
Al responder correos electrónicos, siempre es mejor enviar una respuesta estándar y agregar cualquier destinatario adicional manualmente. También puede copiar sus direcciones del correo electrónico original para que sea más fácil. Pero, en cualquier caso, asegúrese de verificar la lista de destinatarios antes de presionar "Enviar".
