Cómo alfabetizar automáticamente en las hojas de google

Google Sheets y Microsoft Excel comparten muchas características similares. Aquellos que estén más familiarizados con Excel descubrirán que, aunque la mayoría de las funciones son las mismas, ubicarlas en Hojas de cálculo de Google puede convertirse en un obstáculo mientras se familiariza con el programa.

Consulte también nuestro artículo Cómo aplicar fórmulas a columnas enteras en Hojas de cálculo de Google

La capacidad de ordenar y filtrar sus datos, alfabéticamente o numéricamente, es una de las características más utilizadas en Microsoft Excel. Lo mismo puede decirse de Google Sheets. Sin embargo, la forma de realizar la tarea puede ser un poco diferente.

“Estoy más familiarizado con Excel, pero mi jefe quiere que usemos Google Sheets ahora. Organizar hojas de cálculo son parte del trabajo. ¿Puede usted ayudar?"

La gran parte de las hojas, al igual que Excel, no tendrá que preocuparse por las ediciones manuales cuando desee ordenar o filtrar sus datos. Hay una manera de ordenarlos automáticamente por columna utilizando las funciones proporcionadas en las pestañas o mediante una fórmula que puede colocar directamente en una celda.

Organizar automáticamente hojas de cálculo de Google alfabéticamente

enlaces rápidos

• Organizar automáticamente hojas de cálculo de Google alfabéticamente
  • Clasificación de datos y uso de filtros
    • Clasificación de datos
    • Filtrado de datos
    • Uso de filtros dentro de una hoja de cálculo de Google
    • Crear una vista de filtro
  • Hojas de cálculo de Google: ordenar alfabéticamente en el escritorio
    • Ordene alfabéticamente sus datos automáticamente usando una fórmula
  • Hojas de cálculo de Google: ordenar alfabéticamente en dispositivos móviles

Los pasos a continuación detallarán cómo puede organizar sus datos de Google Sheet automáticamente. Me centraré en cómo hacerlo alfabéticamente, pero la misma información también se puede utilizar si prefiere organizar los datos numéricamente.

Sin embargo, antes de continuar con el objetivo final, me gustaría familiarizarme un poco más sobre la diferencia entre ordenar y filtrar, cómo usar cualquiera de las opciones para cualquier situación en la que pueda necesitarlas, así como repasar filtrar vistas.

Si ya tiene un conocimiento decente de la clasificación y el filtrado y solo desea llegar a la alfabetización automática, puede saltar más abajo el artículo. Para todos los que deseen aprender algo, tenemos mucho que cubrir, así que comencemos.

Clasificación de datos y uso de filtros

A medida que analice y trabaje en Hojas de cálculo de Google, comenzará a acumularse más y más contenido. Esto es cuando la capacidad de organizar la información se vuelve mucho más importante. Hojas de cálculo de Google le permite reorganizar esa información al ordenar y aplicarle filtros. Puede hacer esto alfabéticamente y numéricamente, la elección depende de usted. También puede aplicar un filtro para reducir los datos e incluso ocultar porciones seleccionadas de la vista.

Clasificación de datos

Para ordenar los datos:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Resalte la celda o celdas que desea ordenar.
   • Puede hacer clic con el botón izquierdo en una sola celda para resaltarla. Para varias celdas, haga clic con el botón izquierdo en la celda inicial. Mantenga presionada la tecla Mayús y luego haga clic con el botón izquierdo en la celda final.
   • También se pueden seleccionar varias celdas haciendo clic izquierdo en una celda y manteniendo presionada la tecla Ctrl y haciendo clic izquierdo en otra celda. Esto ayuda si las celdas que desea ordenar no son secuenciales.
   • Para seleccionar toda la hoja, haga clic en la esquina superior izquierda de la hoja o presione Ctrl + A simultáneamente.
3. A continuación, haga clic en la pestaña "Datos" y seleccione Ordenar rango … de las opciones.
4. En la ventana emergente, si sus columnas tienen títulos, coloque una marca de verificación en la casilla junto a Datos con fila de encabezado .
5. Seleccione la columna que desea ordenar primero cambiando el "Ordenar por" a esa columna. Luego seleccione el orden de clasificación haciendo clic en el radial AZ para descender o en ZA para ascender.
   • Si tiene una regla de ordenación adicional que le gustaría aplicar, haga clic en Agregar otra columna de ordenación . El orden de sus reglas determinará cómo se realiza la clasificación.
   • Puede hacer clic en el icono de la Papelera a la derecha de una regla para eliminarla.
6. Finalice haciendo clic en el botón Ordenar y su rango se ordenará de acuerdo con sus reglas.

Filtrado de datos

Agregar filtros a sus datos le permitirá ocultar los datos que no desea que estén visibles. Aún podrá ver todos sus datos una vez que se haya apagado el filtro. Los filtros y las vistas de filtro ayudan a analizar conjuntos de datos dentro de hojas de cálculo.

Se prefieren los filtros cuando:

• Hacer que todos los que acceden a su hoja de cálculo vean un filtro específico cuando se abre.
• Desea que los datos visibles permanezcan ordenados después de aplicar un filtro.

Mientras que las Vistas de filtro son más útiles si:

• Desea nombrar y guardar múltiples vistas.
• Se necesitan múltiples vistas para otros que usan la hoja de cálculo. Los filtros son activados por el individuo para que esto les permita ver diferentes filtros al mismo tiempo que otra persona también puede estar usando la hoja de cálculo.
• Compartir diferentes filtros con las personas es importante. Se pueden enviar diferentes enlaces de vista de filtro a diferentes personas proporcionando a todos los que trabajan en la hoja de cálculo la información más relevante específica para el individuo.

Solo recuerde que los filtros se pueden importar y exportar según sea necesario, mientras que las vistas de filtro no.

Uso de filtros dentro de una hoja de cálculo de Google

Cuando se ha agregado un filtro a una hoja de cálculo, cualquier persona que vea esa hoja de cálculo también podrá ver los filtros. Esto también significa que cualquier persona con permisos de edición puede alterar el filtro. Un filtro es una excelente manera de ocultar temporalmente los datos en una hoja de cálculo.

Para filtrar sus datos:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Seleccione el rango de celdas que desea filtrar utilizando los mismos métodos que se detallan en la sección Clasificación de datos del artículo.
3. Haga clic en la pestaña "Datos" y luego seleccione Crear un filtro . Esto colocará un icono de Filtro dentro de la primera celda del rango que seleccionó. Todas las celdas dentro del rango del filtro estarán encerradas en un borde verde.
4. Haga clic en el icono Filtro para que se muestren las siguientes opciones de filtro:
   • Filtrar por condición : elija de una lista de condiciones o escriba la suya. Por ejemplo, si la celda está vacía, si los datos son menores que un cierto número, o si el texto contiene una determinada letra o frase.
   • Filtrar por valores : desactive los puntos de datos que desee ocultar y haga clic en Aceptar. Si desea elegir todos los puntos de datos, haga clic en Seleccionar todo . También puede desmarcar todos los puntos de datos haciendo clic en Borrar.
   • Buscar : busque puntos de datos escribiendo en el cuadro de búsqueda. Por ejemplo, escribir "J" acortará su lista a los nombres que comienzan con J.
5. Para deshabilitar el filtro, simplemente haga clic en la pestaña "Datos" nuevamente y luego seleccione Desactivar filtro .
   • Los datos se pueden ordenar mientras un filtro está en su lugar y habilitado.
   • Solo los datos en el rango filtrado se ordenarán al elegir ordenar.

Crear una vista de filtro

Para crear, guardar o eliminar una vista de filtro:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Haga clic en la pestaña "Datos" y luego seleccione Vistas de filtro … seguido de Crear nueva vista de filtro .
3. La vista de filtro se guarda automáticamente. Ahora puede ordenar y filtrar cualquiera de los datos que desee.
4. Cierre su vista de filtro haciendo clic en la 'X' en la esquina superior derecha de la hoja de cálculo.
5. Haga clic en el icono de la rueda dentada en la esquina superior derecha de la hoja de cálculo para obtener una de las siguientes opciones:
   • Cambiar nombre : cambie el título de la vista de filtro.
   • Rango de actualización : esto no es tan importante como puede hacerlo directamente en la vista del filtro. Le permite cambiar el rango de celdas elegidas para la vista de filtro.
   • Duplicar : crea una copia idéntica a la vista de filtro actual.
   • Eliminar : elimina la vista de filtro.

Hojas de cálculo de Google: ordenar alfabéticamente en el escritorio

Para ordenar un rango de celdas alfabéticamente en su escritorio:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Seleccione los datos que desea ordenar una columna a la vez. Esto es importante para no reorganizar otras partes de su hoja de cálculo que pueden no correlacionarse con el rango deseado.
   • Resalte la celda superior en la columna de sus datos hasta la celda final.
3. Haga clic en la pestaña "Datos" y luego seleccione una de las siguientes opciones:
   • Ordenar rango por columna, A → Z: esto ordenará todos los datos seleccionados dentro del rango en orden alfabético sin interrumpir las otras áreas de la hoja de cálculo.
   • Ordenar hoja por columna, A → Z: ajusta alfabéticamente todos los datos de la hoja de cálculo en correlación con el rango de datos resaltado.
4. Cualquiera de las opciones ahora debería tener sus datos reorganizados en orden alfabético.
   • Si cree que ha cometido un error, puede corregirlo fácilmente presionando Ctrl + Z (Windows) o Comando + Z (Mac) para deshacer la clasificación de datos más reciente.

Ordene alfabéticamente sus datos automáticamente usando una fórmula

Aunque los pasos anteriores se pueden considerar automáticos, todavía hay un poco de entrada manual involucrada. Esto es perfectamente aceptable para la mayoría de los usuarios de hojas de cálculo que no quieren ser demasiado técnicos con fórmulas y funciones.

Sin embargo, hay algunos que preferirían un enfoque más "totalmente automático" para la situación de alfabetización de datos. Es posible que prefiera ordenar los datos automáticamente en una columna. Esto significa que siempre que se ingrese nueva información en la columna, los datos se actualizarán automáticamente alfabéticamente sin interrumpir el resto de la hoja de cálculo.

Para ordenar automáticamente los datos de la columna alfabéticamente:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Resalte la celda que mostrará los resultados de los datos que desea alfabetizar automáticamente.
3. Dentro de la celda, ingrese la siguiente fórmula = ordenar (A2: B, 1, VERDADERO) y luego presione Entrar .
   • A2: B es el rango de datos deseado que necesita ser ordenado. Ajústelo según sus propias necesidades de hoja de cálculo.
   • El 1 se refiere al número de columna en el que se basarán los datos ordenados. Nuevamente, ajústelo según las necesidades de la hoja de cálculo.
   • Los datos en la fórmula se ordenan automáticamente en orden ascendente. Para ordenar los datos en orden descendente, cambie el VERDADERO a falso .

Todos los datos nuevos o editados ingresados ​​en la columna ahora se ordenarán automáticamente.

Hojas de cálculo de Google: ordenar alfabéticamente en dispositivos móviles

Para ordenar alfabéticamente un rango de celdas en su dispositivo móvil:

1. Inicie la aplicación Google Sheets (Android / iOS) e inicie sesión con sus credenciales.
2. Seleccione una hoja de Google para editar tocando la hoja de cálculo. Es posible que deba desplazarse para encontrarlo si tiene varias hojas guardadas.
3. Localice la columna con los datos que desea alfabetizar y toque la letra de esa columna. Se puede encontrar en la parte superior de la columna. Esto resaltará todos los datos de la columna.
4. Toque la letra una vez más para abrir un pequeño menú.
5. En el menú, toque la flecha "Más" hasta que encuentre la opción Ordenar A - Z.
   • Si usa un dispositivo móvil Android, deberá tocar el ícono que parece tres puntos apilados verticalmente (u horizontalmente según la versión). Desplácese hacia abajo hasta encontrar la opción Ordenar A - Z.

Cuando toca Ordenar A - Z, los datos dentro de la columna se reorganizarán alfabéticamente.