MS Excel es uno de los programas más potentes y versátiles del paquete de MS Office. A menos que trabaje con hojas de cálculo, probablemente ni siquiera use este programa, pero es importante darse cuenta de cuán modificable y programable es realmente. Por ejemplo, podrías programar el juego de mesa Monopoly usando nada más que Excel. Sin embargo, la codificación de colores es mucho más fácil de usar en este gran programa de hoja de cálculo.
El formato condicional le brinda la capacidad de automatizar el formato de celda de acuerdo con el valor insertado en MS Excel. El tipo más popular de formato condicional en Excel es la codificación de color automática.
Esto es muy útil para la presentación y la visualización, pero también en los casos en que crear sombras que cambian gradualmente (dependiendo del valor de la celda) es esencial para capturar la imagen general de una hoja de cálculo. El mejor ejemplo de esto es ordenar los valores de temperatura por meses.
El panorama
enlaces rápidos
- El panorama
- Opciones básicas de codificación de colores
- Destacar duplicados
- Ordenar por color
- Destacar los 10 mejores
- Opciones avanzadas
- Mostrar variaciones con barras de datos
- Resalte valores positivos, neutros y negativos con conjuntos de iconos
- Mostrar variaciones con escalas de color
- Suave y fácil
Saltar directamente a la codificación de colores es ciertamente una posibilidad, pero, en verdad, el formato condicional requiere planificación antes que cualquier otra cosa. Durante el proceso de planificación, cada vez que se le ocurra una idea de codificación de colores, pregúntese: “¿Esto hace que mi vida sea más simple o más complicada?” Técnicamente, podría “decirle” a Excel que coloree cada celda que contiene un número irracional rojo. Esto no es necesariamente una mala idea, pero si también planea codificarlo con colores para cambiar la intensidad del tono a medida que crecen los números, puede terminar siendo confuso.
Por otro lado, si está creando una hoja de cálculo para una clase de matemáticas, querer que sus celdas numéricas irracionales sean de color rojo es una idea perfectamente imaginable y viable. El punto es que no debe saltar directamente a la codificación de colores sin pensar realmente en cómo va a hacer que toda la imagen de la hoja de cálculo sea lo mejor posible. Esto lleva tiempo y mucha prueba y error.
Opciones básicas de codificación de colores
Hay una serie de opciones que pueden ayudarlo en su tarea de codificación de colores y saber cómo funciona cada una facilitará su trabajo.
Destacar duplicados
Esta es una de las tareas de codificación de color más básicas que le da a Excel. Lo que hace esencialmente es marcar todos los nombres duplicados en el mismo color. Esto puede ayudarlo a eliminar los nombres duplicados, o puede ayudarlo en el análisis adicional de la hoja de cálculo. Aquí se explica cómo resaltar duplicados.
- Primero, deberá seleccionar el rango de celdas que desea verificar para ver si hay duplicados. Por supuesto, al presionar Ctrl + A, seleccionará todas las celdas de la tabla.
- Vaya a la pestaña Inicio y vaya a Formato condicional.
- En Formato condicional, vaya a Resaltar reglas de celda y luego a Valores duplicados .
- La ventana emergente le ofrece seleccionar el formato de dos listas desplegables.
- La primera lista desplegable le permite elegir las celdas que desea colorear, las duplicadas o las únicas
- La segunda lista desplegable le ofrece un conjunto de colores disponibles.
- Presiona OK.
Ordenar por color
Ordenar su lista por color lo lleva un paso más allá del resaltado duplicado. Si ha resaltado los duplicados, la opción ordenar por color le permitirá ordenarlos juntos, lo que funciona fantásticamente con listas más grandes. Aquí se explica cómo hacerlo:
- Seleccione el rango de datos deseado.
- Vaya a Datos -> Ordenar y filtrar -> Ordenar .
- Seleccione la columna deseada en su rango de datos.
- Para la opción Ordenar en, seleccione Color de celda.
- Elige un color en el pedido
- Seleccione En la parte superior en la lista desplegable final.
- Presiona OK.
Esto ordenará su lista y colocará los duplicados en la parte superior.
Destacar los 10 mejores
Ya sea que estemos hablando de geografía, finanzas o temperaturas, los 10 elementos principales de una lista tienden a contar una buena parte de la historia de la lista. Por supuesto, utilizando el mismo principio a continuación, puede resaltar los 10 grupos de datos inferiores, 10% superiores, 10% inferiores, superiores al promedio, inferiores al promedio y muchos otros.
- Ir a la casa
- Haga clic en Formato condicional .
- Ir a las reglas superior / inferior .
- Seleccione los 10 artículos principales .
- En la ventana emergente, ajuste la cantidad de opciones que desee (puede hacer más y menos de 10, por supuesto).
- Ahora seleccione el color de relleno.
- Presiona OK.
Opciones avanzadas
Estas fueron algunas opciones básicas de codificación de colores que ofrece Excel. Ahora, repasemos las tareas más avanzadas. No te preocupes, no son más complicados que los tres anteriores.
Mostrar variaciones con barras de datos
Las barras de datos esencialmente dibujan una barra en cada celda, con la longitud correspondiente al valor de la celda de otras celdas. Aquí hay una foto para explicarlo.
Aquí le mostramos cómo seleccionar la columna / rango que desea formatear.
- Ir a la casa
- Vaya a Formato condicional -> Barras de datos .
- Seleccione el color deseado y el estilo de relleno.
Resalte valores positivos, neutros y negativos con conjuntos de iconos
Esto le mostrará cómo configurar los valores positivos, neutros y negativos al lado de los elementos. Esto es muy útil para el desglose de ventas e ingresos.
- Seleccione la columna / rango que desea formatear.
- Ir a la casa
- Vaya a Formato condicional -> Conjuntos de iconos.
- Elija el estilo de icono que desea usar.
- Excel interpretará automáticamente sus datos.
- Si desea cambiarlo, vaya a Administrar reglas en Formato condicional .
- Elija la regla Conjunto de iconos y haga clic en Editar regla .
- Ajuste las reglas según sus preferencias.
Mostrar variaciones con escalas de color
El uso de las escalas de color en formato condicional funciona de la misma manera que los conjuntos de iconos, solo muestra el resultado de manera diferente y con más gradientes.
- Selecciona el rango.
- Encuentra escalas de color en formato condicional .
- Elige la escala de colores.
Suave y fácil
El formato condicional es un formato bastante básico con algunas configuraciones de reglas. Sin embargo, es muy útil y resalta la verdadera naturaleza de Excel: es más que una herramienta para formatear tablas, es un programa definitivo para crear hojas de cálculo.
¿Qué consejos interesantes tiene que compartir sobre Excel? Las personas que trabajan con hojas de cálculo tienden a tener sus propios procesos. ¿Cómo funciona tu trabajo? Acceda a la sección de comentarios a continuación con cualquier consejo, sugerencia y pregunta.
