En un entorno de trabajo, es imprescindible que mantenga una bandeja de entrada organizada para mantener la eficiencia. Una bandeja de entrada desordenada puede resultar un dolor bastante grande, especialmente cuando se ve obligado a desplazarse a través de montañas de correos electrónicos antiguos que ya no necesita. En un momento, esos correos electrónicos antiguos pueden haber cumplido un propósito, pero desde entonces se han convertido en obstáculos adicionales al buscar un correo electrónico específico.
Consulte también nuestro artículo Cómo crear un alias de Gmail
“Mi bandeja de entrada es un desastre. Tengo correos electrónicos de hace más de dos años. Realmente necesito ubicar esto ”.
Para evitar consumir mucho tiempo, no recomendaría intentar eliminar todos sus correos electrónicos antiguos manualmente. En cambio, gracias a la ayuda de los filtros, podrá deshacerse de esos correos electrónicos mucho más rápido. Al crear un filtro, puede eliminar mensajes antiguos basados en un marco de tiempo específico. El único problema que puedo ver con el uso de filtros es que solo se aplican a los mensajes recién recibidos. Puede aplicar filtros en el futuro para asegurarse de que la acumulación no ocurra por segunda vez, pero ¿qué pasa con esos correos electrónicos que llenan su bandeja de entrada ahora?
Eliminar automáticamente los correos electrónicos más antiguos de Gmail
Hay algunas cosas en las que sumergirse cuando se trata de deshacerse de esos correos electrónicos más antiguos que ya no son necesarios y que plagan su bandeja de entrada de Gmail. Revisaré cómo configurar sus filtros, aplicarlos para uso futuro y cómo deshacerse de todos los correos electrónicos antiguos actuales usando el complemento de Gmail, Email Studio.
Configurando sus filtros
Lo primero es lo primero, configuremos sus filtros .
Empezar:
- Inicie sesión en su cuenta de Gmail con las credenciales requeridas.
- Localice el icono de Cog / Gear. Este es el menú de configuración de Gmail y se puede encontrar en la esquina superior derecha de la ventana. Haga clic en este icono y luego seleccione Configuración en el menú desplegable.
- Haga clic en la pestaña "Filtros" y luego haga clic en Crear un nuevo filtro .
- En el cuadro de entrada "Tiene las palabras", escriba lo siguiente: más antiguo_que: x donde "x" es el período de tiempo de los mensajes que desea eliminar. Este será un número seguido de una letra. Las letras que siguen pertenecen al marco de tiempo. Tendrá que usar "d" durante días, "w" durante semanas y "m" durante meses. Un ejemplo sería más antiguo_que: 3d si desea eliminar correos electrónicos que tienen más de tres días.
- A continuación, haga clic en Crear filtro con este botón de búsqueda .
- Complete los cuadros con la etiqueta "Eliminarlo" y "Aplicar también el filtro a" con una marca de verificación haciendo clic en ellos.
- Finalmente, haga clic en Crear filtro para presenciar todos sus correos electrónicos anteriores, en función de la fecha que acaba de configurar, muévase de su bandeja de entrada a su carpeta de basura.
Cuando los mensajes se eliminan en Gmail, no desaparecen instantáneamente de la existencia. En cambio, puede encontrarlos en su carpeta Papelera. Esto significa que esos correos electrónicos seguirán teniendo en cuenta su capacidad general de datos. Para eliminarlos por completo, puede esperar a que Gmail los elimine automáticamente después de 30 días o eliminarlos todos usted mismo. Para realizar esto último, haga clic en la carpeta Papelera y luego en el enlace Vaciar papelera ahora .
Filtrar para eliminación futura (nueva aplicación)
El título de este artículo trata sobre la eliminación automática. Lamentablemente, los filtros no se pueden activar automáticamente. Deberá regresar y aplicar nuevamente el filtro a su bandeja de entrada actual.
Para volver a aplicar un filtro:
- Regrese a su Configuración haciendo clic en el icono de Cog / Gear en la esquina superior derecha de la ventana de Gmail y seleccionando Configuración en el menú desplegable.
- Haga clic en la pestaña "Filtros".
- Como ya ha creado un filtro anteriormente, ahora puede hacer clic en Editar, que se encuentra al lado de ese filtro. Si anteriormente ha creado varios filtros, puede encontrar fácilmente el que desea, ya que se mostrarán los criterios para cada filtro.
- Haga clic en Continuar en la sección que aparece con sus criterios de búsqueda. Será una pantalla similar a la que apareció cuando configuró el filtro original.
- Una vez más, aplique una marca de verificación a la casilla junto a "Aplicar también filtro a".
- Esta vez, para activar el filtro, haga clic en Actualizar filtro . Todos sus correos electrónicos más antiguos, configurados en el marco de tiempo especificado, ahora serán trasladados a la carpeta Papelera .
Email Studio
Email Studio viene con una característica ingeniosa que eliminará automáticamente todos sus correos electrónicos anteriores de un remitente específico o aquellos ubicados en una carpeta específica. La función de purga automática incorporada ayudará a mantener su buzón de correo de Gmail mucho más organizado, lo que conducirá a un entorno de trabajo más eficiente.
Con Email Studio, puede archivar y aplicar "Marcar como leído" a todos los correos electrónicos actualmente en su bandeja de entrada que han estado allí durante más de tres meses. También le permite eliminar permanentemente todos los correos electrónicos de sus carpetas de Papelera y Spam automáticamente después de dos días. Como una ventaja adicional adicional, la purga automática incluye una función de cancelación de suscripción de correo electrónico que puede ayudarlo a eliminar fácilmente su dirección de correo electrónico de cualquiera de esas molestas listas de correo de boletines. También hay mucho más de lo que el complemento es capaz, pero creo que los ya mencionados resaltan exactamente lo que necesitamos para este artículo.
El paquete básico es de uso gratuito, pero para aprovechar al máximo el producto, se ofrece una versión premium a un precio anual de $ 29. La actualización le permitirá crear múltiples conjuntos de reglas de purga e incluye un programador de correo electrónico, un reenviador y un contestador automático.
Configurar y habilitar la purga automática en Gmail
Obviamente, lo primero que deberá hacer es descargar e instalar el complemento Email Studio. Una vez que se haya logrado esto, podrá ver el icono de Email Studio en la barra lateral derecha cuando abra cualquiera de sus mensajes de correo electrónico de Gmail.
Para usarlo:
- Abra el complemento Email Studio e inicie sesión con su cuenta de Gmail.
- Verás una lista de opciones. De esas opciones, elija la herramienta "Limpieza de correo electrónico".
- Luego, haga clic en Agregar nueva regla para configurar una regla (algo así como lo que hizo con los Filtros ).
- La configuración de una regla tiene dos partes: deberá especificar una condición y luego una acción. Piensa en "causa y efecto". La acción se disparará una vez que se cumpla la condición especificada.
- Para establecer una condición, podrá utilizar parámetros de búsqueda avanzada dentro de Gmail como newer_than o has: attach o larger_than . Úselos para ayudarlo a encontrar la coincidencia exacta con los correos electrónicos de Gmail que desea Archivar, enviar a la Papelera o reubicarse en otra carpeta.
- Una vez que se ha creado una regla, haga clic en el botón Guardar . Email Studio ahora funcionará en segundo plano, realizando una verificación de ejecución cada hora realizando la acción especificada cuando un correo electrónico cumple con las condiciones asociadas con él. No tendrá que hacer nada manualmente.
