Hacer un seguimiento de sus números de factura puede ser muy importante. Todos los números de factura son consecutivos, por lo que intentar ingresarlos manualmente tiene la posibilidad de un error humano, lo que proporciona resultados menos que óptimos. No siempre es fácil recordar el siguiente número en la secuencia, especialmente cuando los números comienzan a subir. Al olvidar el número anterior, podría terminar con un poco de superposición en su hoja de cálculo de Excel que puede crear estragos más adelante.
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Ya es bastante difícil recordar dónde dejó las llaves o sacar algo del congelador para la cena, todavía no necesita suficiente memoria. En cambio, puede ser mejor que Excel genere automáticamente los números de factura por usted.
“Eso sería increíblemente útil. Entonces, ¿qué necesito hacer?
Hasta donde yo sé, hay dos métodos en los que puede tener los números de factura generados automáticamente en Excel. Este artículo los explicará a ambos para garantizar que pueda evitar la superposición de facturas y ya no tenga que preocuparse por el número que sigue.
Generación automática de facturas para Excel
Como se mencionó, hay dos formas de agregar números de factura automáticamente a una hoja de cálculo o libro de Excel. El primero es mediante el uso de una fórmula dentro de VBA (Visual Basic para Aplicaciones) para generar números de factura para un solo libro de trabajo. La segunda forma es usar Kutools para la función Insertar números de secuencia de Excel. Esta opción le permitirá generar números de factura en varias hojas de cálculo y libros de trabajo.
Método 1: Generador automático de números de factura con Visual Basic para aplicaciones
Empezar:
Puede crear un nuevo libro de trabajo o abrir un libro de trabajo existente que le gustaría usar para la generación automática del número de factura.
Localice y resalte una celda en blanco (haga clic con el botón izquierdo) e ingrese el primer número que se utilizará como el número inicial para todos sus números de factura en adelante. Puede elegir algo como 00000 o 10000 como punto de partida. Para nuestro ejemplo, usaremos 00000 y se colocará en la celda C3.
Presione Alt + F11 para abrir el cuadro de diálogo Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Expanda su libro de trabajo actual (VBAProject, puede aparecer como Libro 1 si es nuevo) y haga doble clic en ThisWorkbook.
Puede escribir el siguiente código o simplemente copiar y pegar (resalte el código y presione Ctrl + C y luego haga clic izquierdo en la ventana y presione Ctrl + V ) el código en la ventana de apertura.
VBA: generador de número de voz
| 1 2 3 | Private Sub Workbook_Open () Rango ("C3"). Valor = Rango ("C3"). Valor + 1 End Sub |
El "C3" será la celda en la que ingresó su número de factura inicial. Asegúrese de cambiarlo dentro del código antes de pegarlo en la ventana.
Las siguientes fórmulas a continuación le permitirán verificar sus números de factura. Pueden ser un poco difíciles de recordar de antemano, pero siempre puede guardarlos como una entrada de Autotexto si necesita usarlos nuevamente más adelante en cualquier momento.
| No. | Fórmula | Números de factura |
| 1 | = "CompanyName" & TEXT (HOY (), "yymmdd") & C3 | Nombre de la empresa 14120910000 |
| 2 | = "CompanyName" y TEXTO (HOY (), "0") y C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = "CompanyName" & TEXT (NOW (), "MMDDHHMMSS") & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 4 | = "CompanyName" & TEXT (NOW (), "0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = "CompanyName" & RANDBETWEEN (100000, 999999) & C3 | CompanyName44868510000 |
Recuerde que el C3 en la fórmula es la celda en la que ha colocado el número de factura inicial. "CompanyName" está reservado para el texto que desea que se muestre en sus números de factura. Cámbielo a lo que más le convenga.
Querrá colocar la fórmula en una celda para la generación automática de facturas. Esta no es la misma celda en la que tiene el número de factura inicial, sino la celda especificada para los resultados. Una vez que la fórmula ha sido editada para satisfacer sus necesidades, puede copiarla y pegarla en la celda y presionar enter para recibir el número de factura.
Una vez que haya terminado, asegúrese de guardar el libro actual. Para hacerlo, haga clic en Archivo y luego en Guardar (o Guardar como si está presentando un nombre nuevo o diferente). Ingrese el nombre del libro de trabajo y asegúrese de que el cuadro Guardar como tipo esté configurado en Excel Macro-Enabled Workbook (* .xlsm). Elija dónde se guardará y luego simplemente presione el botón Guardar .
Cada vez que abra el libro de trabajo Generador de números de factura, el número de factura será un número mayor que la última vez. Solo asegúrese de guardar el libro de trabajo antes de cerrarlo cada vez o el trabajo se perderá.
Método 2: Agregue el número de factura usando Kutools para Excel
Aquellos de ustedes que necesitan una forma de generar números de factura para varios libros de trabajo encontrarán esas necesidades satisfechas con el uso de Kutools. El primer método cubierto está diseñado para una sola hoja de cálculo o libro de trabajo y tiene la desafortunada posibilidad de superponerse cuando olvida guardar. Kutools for Excel proporciona una solución para estos dos problemas y más.
Empezar:
Al igual que antes, resalte y seleccione la celda para su número de factura. Luego deberá hacer clic en Kutools, seguido de Insertar, y finalmente Insertar número de secuencia .
Cuando aparezca el cuadro de diálogo Insertar número de secuencia, haga clic en el botón Nuevo . Aparecerá una ventana de edición de Número de secuencia:
- Ingrese un nombre en el cuadro Nombre de secuencia para titular su nueva secuencia de números de factura.
- En el cuadro Incremento, ponga un 1 .
- Escriba el nombre de su empresa u otro texto que desee ver al comienzo de los resultados de su número de factura, en el cuadro Prefijo (opcional) .
- El número inicial para todos sus números de factura futuros se puede escribir en el cuadro Número inicial. El número puede ser cualquier cosa que desee, pero sería mejor mantenerlo simple. 00000 o 10000 serían suficientes. Si prefiere mantener los números pequeños, puede usar un solo dígito como 0 o 1 en su lugar.
- Puede especificar el número de dígitos que tendrán sus números de factura ingresando un número en el cuadro No. de dígitos. No te puedes equivocar con 5 o 6.
- Finalice el proceso haciendo clic en el botón Agregar .
Mientras la secuencia recién creada permanece seleccionada, haga clic en Rellenar rango y luego presione el botón Cerrar para salir. Ahora, independientemente del libro en el que use la función Insertar número de secuencia, se generará automáticamente un número de factura con cada número mayor que el anterior.
