Agregar una firma a su mensaje de correo electrónico le da un toque de profesionalismo. Agregar un logotipo y su información de contacto proporciona una promoción de marca a una correspondencia de otra manera monótona. Otorga a aquellos que desean contactarlo por otros medios la capacidad de hacerlo. Crear y usar una firma en Microsoft Outlook es una tarea bastante simple. Incluso puede crear múltiples firmas personalizadas para cambiar por capricho dependiendo de su público objetivo.
Sin embargo, Outlook solo adjuntará una firma a los mensajes de correo electrónico enviados o reenviados recientemente. Los correos electrónicos que haya enviado antes de crear una firma seguirán ausentes. Para agregar una firma a los mensajes anteriores, deberá ingresar a la configuración de Outlook y cambiar algunas cosas.
Su firma puede incluir texto, imágenes, su tarjeta de presentación electrónica, un logotipo o incluso una imagen de su firma manuscrita. Puede configurar Outlook para que las firmas se agreguen automáticamente a todos los mensajes salientes o crear su firma y agregarla a los mensajes caso por caso.
Agregar una firma a su correspondencia de Outlook
Los pasos para mejorar sus correos electrónicos con una firma dependerán de la versión de Outlook que esté usando actualmente. Hay un proceso para aquellos que usan versiones anteriores del software (2007 - 2010) y uno para las versiones más recientes (2010+), así como para los usuarios de Microsoft Office 365.
Comencemos con las versiones más recientes.
Versiones de Outlook 2010+ incluyendo Outlook para 365
Para crear una nueva firma para su correo electrónico de Outlook:
- Haga clic para crear un nuevo correo electrónico.
- Haga clic en Firma y luego en Firmas en la pestaña "Mensaje".
- Dependiendo del tamaño de su ventana de Outlook y si está redactando un nuevo mensaje de correo electrónico o una respuesta o reenvío, la pestaña "Mensaje" y el botón Firma pueden estar en dos ubicaciones diferentes. Sin embargo, el botón Firma suele ir acompañado de Adjuntar archivo y Adjuntar elemento dentro de la sección "Incluir" del menú "Mensaje".
- En la pestaña "Firma de correo electrónico", justo debajo del cuadro "Seleccionar firma para editar", elija Nuevo y agregue un nombre para su nueva firma en el cuadro de diálogo "Nueva firma".
- Justo debajo de "Editar firma", redacte su firma dentro del área provista.
- La ventana le brinda la posibilidad de cambiar las fuentes, los colores y los tamaños de las fuentes, así como la alineación del texto.
- Para agregar enlaces e imágenes a su firma de correo electrónico, cambiar las fuentes y los colores, y justificar el texto, puede hacerlo utilizando la mini barra de formato en "Editar firma".
- Incluso puede crear una firma más robusta con viñetas, tablas o bordes, utilizando Microsoft Word para formatear su texto. Luego transfiéralo usando una copia simple ( Ctrl + C ) y pegue ( Ctrl + V ) en la firma en el cuadro "Editar firma".
- También puede agregar íconos y enlaces de redes sociales en su firma, que tocaré más adelante.
- Una vez que la firma es como la desea, en "Elegir firma predeterminada", configure las siguientes opciones:
- Elija una cuenta de correo electrónico para asociar su firma, mediante el menú desplegable "Cuenta de correo electrónico". Puede tener diferentes firmas para cada cuenta de correo electrónico que use para Outlook.
- Para que su firma se agregue automáticamente a todos los mensajes futuros, haga clic en el menú desplegable "Nuevos mensajes" y seleccione una firma. Si prefiere no tenerlo configurado como automático de forma predeterminada, elija (ninguno) . Esto hará que cada mensaje nuevo que envíe no tenga firma, incluidos los reenviados y respondidos.
- Para que aparezca una firma en sus mensajes que responde y reenvía, haga clic en el menú desplegable "Respuestas / reenvíos" y seleccione una firma. Esto agregará esa firma automáticamente cada vez que responda o reenvíe un correo electrónico. Para no tener este conjunto, elija (ninguno) en su lugar.
- Ahora que ha terminado, haga clic en el botón Aceptar para volver a guardar su firma y volver a su nuevo mensaje.
- Es importante tener en cuenta que el mensaje actual en el que creó la firma no tendrá una firma en su lugar. Por alguna razón, la firma solo aparecerá en los mensajes que siguen. Tendrás que agregar la firma manualmente si estabas esperando usar una.
Inserción manual de una firma
Para el nuevo mensaje que comenzó con el fin de crear una firma o para aquellos de ustedes que no desean un conjunto de firmas automáticamente, aún pueden insertar una firma manualmente.
Para hacerlo:
- Con su mensaje de correo electrónico abierto, haga clic en la pestaña "Mensaje" y seleccione Firma .
- Esto abrirá un menú desplegable que muestra todas las firmas guardadas que ha creado. Elija la firma que desea usar de las opciones haciendo clic en ella. Ahora aparecerá en su mensaje actual.
Agregar un logotipo o imagen a su firma
Las marcas generalmente requieren logotipos. Para agregar una imagen como un logotipo o icono de redes sociales a su firma:
- Abra un nuevo mensaje de correo electrónico y haga clic en la pestaña "Mensaje".
- Haga clic en Firma y luego en Firmas .
- Elija la firma a la que desea agregar el logotipo o la imagen seleccionándola en el cuadro "Seleccionar firma para editar".
- Haga clic en el icono Agregar imagen, ubique la imagen que desea agregar de los archivos de su PC y luego seleccione Insertar .
- Puede cambiar el tamaño de su imagen o logotipo haciendo clic derecho en la imagen y seleccionando Imagen en las opciones del menú. Haga clic en la pestaña "Tamaño" y use las opciones proporcionadas para cambiar el tamaño de su imagen a sus especificaciones.
- Mantenga marcada la casilla "Bloquear relación de aspecto" para mantener las proporciones de la imagen.
- Una vez que el tamaño de la imagen esté listo y listo, haga clic en Aceptar .
- Siga esto haciendo clic en Aceptar nuevamente para guardar todos los cambios que acaba de hacer en su firma.
Versiones de Microsoft Outlook 2007 - 2010
Para crear una nueva firma con una versión anterior de Microsoft Outlook:
- Opta por crear un nuevo mensaje.
- Haga clic en la pestaña "Mensaje" y seleccione Firma en la sección "Incluir".
- Haga clic en Firmas cuando aparezca.
- En la pestaña "Firma de correo electrónico", haga clic en Nuevo .
- Escriba un nombre para su firma y luego haga clic en el botón Aceptar .
- Escriba el texto que desea incluir en su firma, dentro del cuadro "Editar firma".
- Puede formatear su texto resaltando el texto que desea editar y luego usando los botones de estilo y formato para las opciones deseadas.
- Agregando elementos adicionales como imágenes, hipervínculos y tarjetas de presentación electrónicas, haga clic en el lugar donde desea que aparezca el elemento y:
- Tarjeta de presentación electrónica : haga clic en el botón Tarjeta de presentación y luego haga clic en uno de los contactos en la lista "Archivado como". Haz clic en el botón Aceptar .
- Hipervínculo : haga clic en el icono de hipervínculo y escriba (o pegue) la URL a la que su enlace conectará el texto. Haz clic en el botón Aceptar .
- Imagen / Imagen : haga clic en el icono Imagen, busque la imagen que desea cargar en su firma, selecciónela y luego haga clic en el botón Aceptar .
- Una vez que haya terminado con las ediciones, haga clic en Aceptar para finalizar la creación de su firma.
- El correo electrónico que tiene abierto actualmente para crear la firma no tendrá la firma agregada automáticamente. Deberá hacerlo manualmente.
Agregar la firma a sus mensajes de correo electrónico
Las firmas se pueden agregar automática o manualmente a todos los mensajes salientes, respuestas y reenvíos. Solo se puede usar una firma por correo electrónico enviado, por lo que si elige tener uno configurado automáticamente, sería mejor si la firma estuviera dirigida a un rango más amplio de audiencia.
Para insertar automáticamente una firma en su mensaje de correo electrónico:
- Crea un nuevo correo electrónico.
- Dirígete a la pestaña "Mensaje" y haz clic en Firma ubicada en la sección Incluir.
- Haga clic en Firmas cuando aparezca.
- Busque "Elegir firma predeterminada", haga clic en el menú desplegable "Lista de cuentas de correo electrónico", elija una cuenta de correo electrónico con la que desea asociar una firma.
- Seleccione la firma que desea incluir eligiendo una de la lista "Nuevos mensajes".
- Para reenvíos y respuestas, para agregar una firma, elija una firma de la lista desplegable "Respuestas / reenvíos". Haga clic en (ninguno) si prefiere que no se envíe una firma con su respuesta y reenvíe los mensajes de correo electrónico.
- Haga clic en Aceptar para guardar la configuración de su firma.
Para agregar manualmente una firma en su mensaje de correo electrónico:
- Crea un nuevo mensaje de correo electrónico.
- Haga clic en la pestaña "Mensaje".
- Haga clic en Firma, que se encuentra en la sección "Incluir".
- Elija la firma que desea insertar haciendo clic directamente sobre ella.
La firma ahora aparecerá en su mensaje saliente. Si elige incorrectamente o simplemente desea eliminar la firma que ha agregado, resalte la firma en el mensaje y haga clic en Eliminar (o Retroceso ) en su teclado.
Usar una cuenta de Microsoft Office 365 con Outlook.com
Para aquellos que usan Outlook en la web con una cuenta de Microsoft Office 365, deberán crear una firma en ambos productos.
Para crear y usar firmas de correo electrónico en Outlook en la web:
- Inicie sesión en su cuenta de Outlook.com y abra su configuración haciendo clic en el icono de la rueda dentada en la parte superior de la página.
- Haga clic en Correo, luego Componer y responder .
- Escriba su firma en el área Firma de correo electrónico.
- Puede utilizar las opciones de formato proporcionadas para modificar la apariencia de su firma a su gusto.
- Solo puede tener una firma por cuenta.
- Para que la firma aparezca automáticamente de forma predeterminada para todos los mensajes futuros, marque la casilla "Incluir automáticamente mi firma en los mensajes nuevos que redacto". Esto hace que todos los correos electrónicos compuestos futuros tengan su firma en la parte inferior.
- Los reenvíos y las respuestas necesitarán una marca de verificación en el cuadro "Incluir automáticamente mi firma en los mensajes que reenvío o respondo".
- Al no marcar ninguna de estas opciones, deberá agregar manualmente su firma a cada mensaje de correo electrónico que redacte en el futuro.
- Cuando termine con las ediciones, haga clic en Guardar .
Para agregar su firma manualmente:
- En su buzón, elija Nuevo mensaje.
- Redacte su mensaje completo y haga clic en el icono de triple punto.
- Desde aquí, elija Insertar firma .
- Una vez que su mensaje esté listo para salir, haga clic en el botón Enviar .
