Me hicieron una pregunta el otro día cuando le mostraba a alguien cómo usar Gmail y no era la primera vez que la escuchaba. La pregunta era "¿Cómo creo copias de borradores en Gmail para que no tarde tanto en responder a los clientes?" Mientras trato de responder regularmente preguntas aquí en TechJunkie, pensé que este era un candidato principal.
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En realidad, la pregunta es más sobre plantillas de correo electrónico que guardar copias de un borrador. Le estaba mostrando a alguien cómo configurar autorespondedores y etiquetas para su nuevo correo electrónico comercial. Querían enviar algunos correos electrónicos repetitivos a los clientes para mantenerlos informados sin que el administrador los atascara todo el día. La respuesta es crear plantillas de correo electrónico.
Puede crear copias de estos y guardarlos como borradores si lo prefiere, pero puede hacer mucho más con las plantillas.
Plantillas de correo electrónico
Las plantillas de correo electrónico son una gracia salvadora para todos los propietarios de pequeñas empresas o para aquellos que se encuentran diciendo las mismas cosas en los mismos tipos de correos electrónicos. Los he usado desde que comencé mis propios negocios y me han ahorrado cientos de horas a lo largo de los años.
Las plantillas de correo electrónico también pueden hacer que te veas más profesional. Puede responder más rápido y un simple "Gracias por su correo electrónico, uno de nuestro equipo se comunicará con usted directamente dentro de las 24 horas" puede hacer que un cliente se sienta valorado. Teniendo en cuenta lo fácil que es hacerlo, recomiendo usarlos.
¿Cómo creo plantillas de correo electrónico en Gmail?
Gmail llama a las plantillas de Respuestas enlatadas y debe habilitar la función antes de poder utilizarlas. Una vez hecho esto, puede crear tantas plantillas de correo electrónico como desee.
- Abre Gmail e inicia sesión.
- Seleccione el ícono de menú de engranaje en la esquina superior izquierda y seleccione Configuración.
- Seleccione la pestaña Labs.
- Alternar respuestas enlatadas (plantillas) para habilitar.
- Seleccione Guardar cambios en la parte inferior de la página.
Ahora que la función está habilitada, podemos comenzar a crear plantillas. Lo haces desde la Bandeja de entrada en Gmail, así que ahí es donde nos dirigimos a continuación.
- Seleccione Redactar correo electrónico desde su bandeja de entrada.
- Cree el correo electrónico que desea crear como lo haría normalmente.
- Seleccione la flecha gris hacia abajo en la parte inferior derecha de la ventana de correo electrónico.
- Seleccione Respuestas almacenadas y Nueva respuesta enlatada.
- Déle un nombre significativo y seleccione Aceptar para guardar.
Una vez que haya guardado su respuesta enlatada, puede eliminar el borrador de forma segura.
Al elaborar su respuesta enlatada, debe equilibrar el toque personal con ser lo suficientemente genérico como para no ofender a nadie. Eso significa dejar elementos como nombres y fechas fuera del correo electrónico y reemplazarlos con escalas de tiempo. O puede agregar esos toques personales a mano antes de enviarlos. Lo último es preferible ya que el toque personal crea una relación en la que puede construir. Sin embargo, no siempre es posible, así que debes usar tu juicio.
Usando su plantilla de correo electrónico
Ahora que ha creado su plantilla de correo electrónico o respuesta enlatada, es hora de usarla. Cuando reciba su primera oportunidad de utilizar la plantilla, haga lo siguiente:
- Seleccione Responder desde el correo electrónico al que desea responder.
- Seleccione la flecha gris hacia abajo en la parte inferior derecha de la pantalla.
- Seleccione Respuestas almacenadas y seleccione la respuesta que creó.
- Agregue datos personalizados para hacer que el correo electrónico sea relevante.
- Enviar.
Puede hacer lo mismo utilizando Compose y creando un correo electrónico nuevo, pero el método de respuesta me parece mucho más rápido.
Usando su respuesta enlatada como un autoresponder de correo electrónico
Llevando la plantilla de correo electrónico un paso más allá, ¿qué tal configurar una respuesta enlatada como respuesta automática a un correo electrónico entrante? Tendrá que mantener su respuesta enlatada genérica, pero es una excelente manera de reconocer los pedidos o consultas y construir una buena relación con su cliente.
- Abra Configuración en Gmail y seleccione la pestaña Filtros.
- Seleccione el enlace Crear un nuevo filtro de texto.
- Cree un criterio para activar el filtro. Es probable que esto sea exclusivo para usted, así que seleccione algo que funcione.
- Seleccione Crear filtro con esta búsqueda en la parte inferior derecha de la ventana.
- Seleccione Enviar respuesta enlatada y la respuesta que desea usar.
- Seleccione Crear filtro.
Ahora, siempre que se cumplan los criterios de filtro, Gmail enviará su respuesta enlatada automáticamente. Esto es ideal para reconocimientos o actualizaciones y se puede configurar para que se active de varias maneras. Es imposible para mí enumerarlos todos aquí, pero reconocerá un patrón en sus correos electrónicos que puede usar. Por ejemplo, todos los correos electrónicos se envían a su '' dirección de correo electrónico o cualquier correo electrónico que contenga la palabra 'Pedido'. Tienes la idea.
