Un archivo CSV es un archivo de valores separados por comas que se utiliza para transportar datos entre bases de datos, hojas de cálculo o sistemas. Es un método casi universal que le permitiría descargar una lista de productos de la web e importarla a Excel sin perder su significado, por ejemplo. Crear un archivo CSV es muy sencillo si sigue algunas reglas simples.
Consulte también nuestro artículo Cómo crear una lista desplegable en Excel
El uso de comas para separar valores es común en los sistemas y funciona para nuestra ventaja aquí. El programa al que importa datos generalmente sabe separar las entradas tan pronto como ve una coma para que un conjunto de datos configurado correctamente se pueda compartir con precisión entre los sistemas. Es una forma muy útil de transferir datos.
Utilizo mucho los archivos CSV cuando construyo páginas de productos para sitios web. Puede crear una tabla muy fácilmente si formatea un archivo plano (que es el CSV) y lo importa al sitio o al CMS que controla el sitio. Si trabaja en el comercio electrónico o en cualquier tienda web, ya estará muy familiarizado con estos.
Crea un archivo CSV
Si es un usuario de Windows, es probable que use Excel para crear una hoja de cálculo. Los usuarios de Apple pueden usar Excel o Numbers. De cualquier manera, el proceso de creación de un archivo CSV es similar.
- Rellene su hoja de cálculo con los datos que necesite.
- Seleccione Archivo y Guardar como.
- Seleccione un destino y luego seleccione CSV desde 'Guardar como tipo' en la parte inferior de la ventana.
- Selecciona Guardar.
Mientras los datos estén en el formato correcto, deberían guardarse correctamente. Si ve un error como 'Este archivo puede contener características que no son compatibles con CSV', esto significa que hay formato en los datos que no se utilizarán cuando abra el archivo. Simplemente seleccione Sí para continuar guardando.
Si planea usar el archivo en Excel de ahora en adelante, sería una buena idea guardar una copia como un archivo .xls. Esto le permite expandir los datos en varias páginas, agregar fórmulas, formatear y todo lo bueno que puede hacer con Excel.
Si usa Numbers, es posible que deba eliminar el formato antes de importarlo.
- Pegue sus datos en TextEdit y cambie el formato a texto sin formato.
- Guarde el archivo con una extensión de archivo .csv. Cambie manualmente en Finder si no puede guardarlo como .csv.
- Números abiertos y abra el archivo que acaba de crear.
- Si el formato es correcto, guarde una copia nueva para poder abrirla más rápido la próxima vez.
Siempre y cuando el formato sea correcto y haya guardado el original en texto plano y no en RTF, la hoja debe abrirse correctamente en Numbers de la misma manera que lo haría en Excel.
Crear archivos CSV compatibles
Además de asegurarse de que cada punto de datos esté separado por una coma, ¿qué más debe tener un archivo CSV totalmente compatible? CSV es un formato bastante flexible, pero seguir algunas reglas lógicas puede garantizar que su archivo sea compatible con la más amplia selección de aplicaciones.
- Primero y principal, la coma. Todos los puntos de datos deben estar separados por una coma para ser totalmente compatibles con la mayoría de los programas de hojas de cálculo. Puede usar una tubería o pestaña (delimitada por pestañas) pero no todas las hojas de cálculo la formatearán correctamente.
- Use líneas separadas para cada registro. Puede ejecutar una línea todo el tiempo que desee, siempre que sea un solo registro. Los registros múltiples deben tener una línea cada uno.
- No use un espacio entre comas. Si bien Excel ignora el espacio, algunos programas de hoja de cálculo más antiguos no lo hacen. Para una compatibilidad máxima, no agregue el espacio extra entre el punto de datos y la coma.
- Use comillas dobles si un punto de datos incluye su propia coma. Por ejemplo, "Chicago, IL" necesita "" para decirle a la hoja de cálculo que se supone que la coma entre Chicago e IL debe estar allí y no forma parte del formato.
- Si los puntos de datos incluyen comillas dobles, necesitan comillas dobles. Por ejemplo, "Dave dice que este producto es genial" necesita ser formateado "" Dave dice que este producto es genial "". Esto le dice a la hoja de cálculo que incluya el conjunto interno de comillas dobles.
Hay muchas más 'reglas' para crear archivos CSV compatibles. Puede encontrarlos todos aquí en la página de CSV Wikipedia. Considero que estos son los únicos que realmente necesita saber si crea la mayoría de los archivos planos para usar en hojas de cálculo o en línea.
¿Tienes algún otro consejo para crear archivos CSV? ¡Cuéntanos sobre ellos a continuación si lo haces!
