La visión de Apple para iCloud es un servicio que hace que el proceso de sincronización y administración de documentos, fotos y configuraciones de aplicaciones entre dispositivos sea un proceso continuo para el usuario. Atrás quedaron los días de navegar por un sistema de archivos, agrupar documentos y administrar carpetas. Con iCloud, un usuario simplemente guarda un documento en una Mac o dispositivo, y aparece casi instantáneamente en otro. Pero a algunos usuarios todavía les gusta gestionar manualmente sus documentos, y quieren una forma de combinar el control de la organización manual con los beneficios de la sincronización automática. Afortunadamente, es relativamente fácil administrar sus documentos de iCloud, con algunas advertencias. Aquí le mostramos cómo crear carpetas en iCloud para administrar mejor sus archivos.
Para comenzar, necesitará una aplicación habilitada para iCloud. Para nuestros ejemplos, estamos utilizando el excelente editor de texto Byword, que está disponible tanto para OS X como para iOS.
Cuando se utiliza una aplicación habilitada para iCloud en OS X, el menú tradicional "Abrir" se reemplaza por una nueva lista de iCloud. Aquí, puede guardar y abrir documentos que se sincronizarán y estarán disponibles en todos sus otros dispositivos Apple, siempre que dichos dispositivos puedan leer los formatos de archivo aplicables.
Por defecto, este menú de iCloud es solo una larga lista de documentos. Esto está bien para los usuarios con solo un puñado de archivos, pero aquellos con años de datos pueden entender qué tan rápido las cosas pueden salirse de control. Lo que realmente necesitamos son carpetas , pero un vistazo rápido y algunos clicks infructuosos y accesos directos Shift-Command-N dejan a la mayoría de los usuarios pensando que esa característica no está disponible.
Pero confía en nosotros, está ahí. Sin embargo, para crear carpetas en iCloud, debe pensar más en la línea de iOS que en OS X tradicional. Del mismo modo que puede crear carpetas de aplicaciones en iOS arrastrando y manteniendo presionado un icono de aplicación sobre otro, también puede crear carpetas con documentos a través de la misma acción.
Para crear una carpeta, necesitará al menos dos documentos ya guardados en la lista. Haga clic y mantenga presionado el mouse sobre uno de los documentos, luego arrastre y suelte el primer documento encima de un segundo documento (preferiblemente uno que también desee incluir en la nueva carpeta). Una vez que suelte el primer documento, se creará una carpeta en la lista de iCloud, con el mismo icono familiar utilizado hasta iOS 6. Puede cambiar el nombre de estas carpetas y agregarles documentos adicionales haciendo clic y arrastrando. Para eliminar un documento, simplemente arrástrelo fuera de la carpeta y suéltelo en la lista principal. Una vez que elimine todos los documentos, la carpeta desaparecerá automáticamente.
Hay algunas advertencias, por supuesto, y los fanáticos del sistema de archivos desde hace mucho tiempo encontrarán varias restricciones. Primero, solo puede crear carpetas de nivel superior; los usuarios no pueden en este momento crear subcarpetas de ningún tipo, algo que limita en gran medida las opciones organizativas.
En segundo lugar, necesita documentos existentes para crear incluso una carpeta, a diferencia de un sistema de archivos tradicional en el que se pueden crear carpetas vacías bajo demanda. Esto puede dificultar la configuración de estructuras de carpetas antes de un nuevo proyecto, por ejemplo.
Finalmente, al igual que iCloud en general, los archivos están segregados por tipo, lo que significa que no puede agrupar un rango de archivos por proyecto (como combinar las imágenes, el texto y el video para una nueva presentación en una sola carpeta). Apple ha intentado mitigar este problema con la introducción de etiquetas en OS X, pero aquellos que busquen esta característica tendrán que seguir con el sistema de archivos OS X tradicional y sincronizar sus datos a través de un servicio de terceros, como Dropbox.
La discusión anterior se centró en OS X, que en su mayor parte emplea una interfaz estándar para aplicaciones compatibles con iCloud. En iOS, las cosas son un poco más complicadas. Cada aplicación de iCloud es responsable de incorporar cualquier acceso de nivel de usuario a los datos de iCloud. Por ejemplo, la aplicación de iOS de Byword utiliza un botón "Nueva carpeta" para crear carpetas en lugar del método de arrastrar y soltar.
Por lo tanto, si bien deberá examinar cada aplicación individualmente (con algunas aplicaciones que no ofrecen ninguna interacción del usuario), los usuarios generalmente encontrarán la mayoría de las funciones de administración de archivos en las aplicaciones de iCloud para iOS. Si estas herramientas de administración comprometidas son aceptables para los usuarios, probablemente dependerá de la cantidad de documentos involucrados. Para aquellos que simplemente no pueden renunciar a su compleja estructura de administración de archivos, pero aún así quieren aprovechar iCloud, se recomienda que copie solo los archivos actualmente en uso en iCloud, realice las ediciones necesarias y luego los vuelva a copiar a su tradicional sistema de archivos
La administración de documentos en iCloud es definitivamente factible, pero su enfoque dramáticamente simplificado puede ser menos efectivo a medida que los clientes de Apple pasan más tiempo con sus dispositivos y crean bibliotecas de archivos cada vez más grandes. Solo esperamos que si se corren los rumores sobre una verdadera versión de OS X similar a iOS, Apple conserva la opción para que los usuarios empleen técnicas tradicionales de administración de archivos.
