Enviar un correo electrónico prematuramente o por error puede ser una experiencia difícil.
Consulte también nuestro artículo Cómo reenviar automáticamente un correo electrónico en Outlook
Imagina enviar a tu jefe la instantánea hinchada, desfigurada y palpitante de tu dedo gordo del pie recientemente lastimado (que debería haberle enviado a tu amigo), con una leyenda: "¡Amigo, mira a este chico malo!" ¡O imagínese escribiendo una propuesta de trabajo y luego generosamente rociando su mensaje con una serie de errores tipográficos desagradables que lo harían parecer un bufón analfabeto y luego haciendo clic distraídamente en el botón 'enviar'! Cosas difíciles, de hecho.
A veces, la comunicación por correo electrónico puede parecer un mini desastre de relaciones públicas a la espera de suceder. Si es tan torpe como nosotros y tiende a arruinar su imagen en segundos enviando correos electrónicos mal pensados, no se preocupe, porque hay esperanza en el horizonte.
Esta vez es el propio Microsoft el que nos rescata, y las personas inteligentes de allí lo están haciendo ofreciéndonos una función en Outlook (el programa de creación de mensajes) que puede revertir el envío de correos electrónicos, o al menos posponerlo. !
, le mostraremos cómo aprovechar los beneficios de esta función francamente monumental y, por lo tanto, salvar su rostro en muchas situaciones potencialmente embarazosas en el futuro. Además, explicaremos cómo habilitar la función en sí. (No es exactamente ciencia nuclear, pero aún merece alguna explicación).
¿Cómo funciona el sistema entonces?
En primer lugar, abordemos al elefante en la sala: el sistema de Outlook realmente no deshace los mensajes enviados tanto como, bueno, pospone su envío por un par de minutos. Ahora, este giro de los acontecimientos puede hacerle pensar que la característica mencionada es bastante deslucida, o de hecho, completamente inútil, pero tenga paciencia con nosotros aquí por unos momentos.
Considera esto.
Se envía una buena cantidad de correos electrónicos mal construidos debido a inconsistencias banales como la impaciencia simple o un conjunto inquieto de dedos que no pueden esperar para hacer clic en el botón 'enviar'. Por lo tanto, una característica que retrasa el envío de su mensaje por un par de momentos puede ser un activo importante en su arsenal de prevención de desastres, por así decirlo.
Si eres demasiado vago para revisar tu gramática, puntuación, o si lo que acabas de inventar tiene sentido incluso en primer lugar, la función 'deshacer envío' de Outlook garantizará tu seguridad. Es como una de esas aplicaciones que llama a un conductor de taxi para que conduzca su automóvil y usted mismo a casa en caso de que esté demasiado borracho para hacerlo usted mismo.
Eso sí, aún necesitarías hacer clic en algunos botones para hacer una llamada. De manera similar a esta mecánica, Outlook eventualmente enviará el mensaje, sin importar cuán horriblemente armado sea. Por lo tanto, para hacer un buen uso de esta función, no olvide realizar una rápida verificación de calidad del contenido de su mensaje antes de que se envíe de manera definitiva.
Disponibilidad 'Deshacer envío'
'Ah, pero es el envío pospuesto , ¿no es así?' Sí, sí, sabes a lo que nos referimos. Estamos usando los dos términos indistintamente aquí. La cuestión es que, por muy atractiva que parezca esta característica, no está disponible en todas las versiones de Outlook.
Para ser precisos, solo puede utilizar la opción 'deshacer envío' en las versiones 2010, 2013 y 2016, por lo que las más nuevas. En cuanto a los más antiguos, parece que hay una forma de usarlo, pero a veces parece estar lleno de dificultades, logística difícil y pura miseria. Para que las versiones anteriores funcionen, debe tener una cuenta de Microsoft Exchange.
En esa plataforma, el administrador tiene que activar la función, pero incluso así solo funciona para las personas dentro de la organización. Para hacer que toda la fiesta sea aún más divertida, existe otra opción que permite a las personas dentro del equipo prohibirle que recuerde los mensajes que se les envían directamente. Es un desastre.
De todos modos, si tienes las versiones más nuevas, estás listo para comenzar. Si no, mala suerte.
Cómo configurarlo: una explicación detallada de un procedimiento bastante simple
1. En primer lugar, haga clic en la pestaña Archivo para expandirlo. Una vez que tenga la vista completa de la información de la cuenta, haga clic en Reglas y alertas. Esto lo llevará a una sección donde puede administrar las reglas antiguas y crear una nueva.
2. Haga clic en el botón Nueva regla y espere a que se inicie el asistente. Esto puede tomar algunos minutos, pero probablemente comenzará casi de inmediato.
3. Una vez que el asistente esté en funcionamiento, asegúrese de hacer clic en Aplicar regla en los mensajes que envío, una línea que encontrará en la subsección 'Comenzar desde una regla en blanco'. Tenga en cuenta que también hay una opción para habilitar esta función para los mensajes entrantes.
4. Haga clic en Siguiente y luego en Sí para aplicar la nueva regla que acaba de crear. Esto lo llevará a la siguiente etapa de crear sus propios medios para mantener a raya sus mensajes potencialmente deshonestos.
5. La siguiente etapa se trata de elegir cuánto tiempo necesita procesar y leer lo que ha escrito. En la siguiente ventana emergente, el asistente le lanza, verifique la entrega diferida por varios minutos. Una vez que haya hecho eso, habrá una pequeña ventana emergente donde podrá ingresar el valor que desee. (Por ejemplo 5 o 10 minutos)
6. Una vez que haya establecido el valor a su gusto, haga clic en Aceptar y luego en el botón Siguiente para marcar el comienzo de un nuevo capítulo en su programa de asistente de Outlook. (Es solo nombrar todo. Después de eso, el programa ha terminado para todos los efectos, en realidad).
7. Como una especie de gran final, aproveche al máximo sus talentos nomenclaturales y proponga un nombre para su nueva regla. (Por cierto, asegúrate de que la casilla Activar esta regla esté marcada). Después de eso, verifica que no hayas hecho que el nombre de tu regla suene mal, haz clic en Finalizar, y listo, tienes un Outlook completamente nuevo. regla para llamar a los tuyos!
Conclusión
A fin de cuentas, la adición de posponer mensajes de Microsoft a su plataforma de Outlook parece ser una característica amigable y humana que puede ahorrarle mucha vergüenza a la hora de comunicarse por correo electrónico. ¡Pulgares arriba, por cierto! Por nuestra parte, esperamos que este artículo le haya resultado útil, y le deseamos un feliz intercambio de correos electrónicos sin errores en el futuro.
