Si colaboras en proyectos o utilizas un Google Drive compartido, puede haber cosas que no quieras compartir o solo quieras compartir con ciertas personas. Si bien los controles sobre el contenido almacenado son básicos, hay formas de ocultar archivos en Google Drive. También hay formas de controlar quién tiene acceso a qué. Le mostraré exactamente cómo controlar lo que se puede hacer con los archivos dentro de Google Drive.
Consulte también nuestro artículo Cómo ver el tamaño de carpeta para las carpetas de Google Drive
Podría decirse que si no desea que otras personas vean sus archivos en Google Drive, no los cargará. Sin embargo, si ejecuta varios proyectos desde Drive o desea que diferentes personas puedan ver diferentes archivos, se requiere un poco de administración.
Ocultar archivos en Google Drive
Conozco tres formas de controlar quién ve qué en Google Drive. Puede usar una extensión de Chrome para crear archivos ocultos. Puede separar el trabajo en carpetas dentro de Google Drive y solo compartir lo que está preproperado o puede usar una solución alternativa y control de versión para modificar archivos individuales.
Te mostraré los tres métodos.
Extensión de Chrome para ocultar archivos en Google Drive
No uso Chrome, pero mucha gente sí y algunos usan una extensión llamada Carpeta oculta para Drive, Cloud USB. Me lo sugirió alguien que lo ha usado durante un par de años y se lleva bien con él. La extensión agrega la capacidad de ocultar archivos o hacerlos privados dentro de Google Drive y podría ser útil en esta situación.
Se integra en Google Drive y le brinda la oportunidad de marcar carpetas como privadas u ocultarlas por completo. Si desea proteger ciertas carpetas mientras permite el acceso a otras, esta es una forma de hacerlo.
Separa el trabajo en carpetas dentro de Google Drive
Si no desea usar una extensión, puede usar la organización para separar el trabajo en carpetas y luego controlar quién accede a esas carpetas. Si hace malabares con varios miembros del personal o personas con acceso a sus archivos y quiere asegurarse de que cada uno permanezca separado, puede usar este método.
Todo lo que debe hacer es permitir el acceso a carpetas individuales a las que desea permitir el acceso. Entonces, las otras carpetas dentro de Google Drive no son visibles para ellos, por lo que permanecen ocultas. También puede permitir el acceso a los archivos por un tiempo limitado para un pequeño control adicional.
Para compartir un archivo con personas específicas, haga esto:
- Abra su Google Drive y seleccione el archivo o carpeta que desea compartir.
- Haga clic derecho en la carpeta y seleccione Compartir.
- Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que desea compartir.
- Seleccione el botón del lápiz a la derecha para permitir el acceso de lectura / escritura o de solo lectura.
- Seleccione Avanzado en la parte inferior derecha y asegúrese de que Desactivar: personas específicas esté habilitado en Compartir enlaces. Seleccione Guardar si realizó cambios.
- Marque la casilla junto a 'Evitar que los editores cambien el acceso y agreguen nuevas personas' si otros tienen acceso de administrador a Google Drive.
- Comparta el archivo o la carpeta a través de la invitación por correo electrónico.
Las personas que invite podrán ver el archivo que comparte en Google Drive, pero nada más, que es lo mismo que ocultar un archivo.
Si desea limitar el tiempo de acceso a sus activos de Google Drive, puede:
- Vaya a la ventana Compartir como arriba.
- Seleccione Avanzado y desplace el cursor sobre la persona con la que comparte pero desea limitar.
- Seleccione Establecer caducidad cuando aparezca al pasar el mouse.
- Establezca un tiempo en Acceso caduca y Guardar.
Use el control de versiones para ocultar archivos en Google Drive
Una cosa interesante acerca de Google Drive es el control de versiones. Esto es esencial en cualquier entorno empresarial. Se llama 'Versiones administradas' y está habilitada de manera predeterminada en Google Drive. Hay un ajuste que puede usar para ocultar archivos mediante el uso de versiones administradas si no desea organizar su unidad como se indicó anteriormente.
- Cree un archivo de texto vacío en su computadora y llámelo algo.
- Haga clic con el botón derecho en el archivo que desea ocultar en Google Drive y seleccione Administrar versiones.
- Seleccione Cargar nueva versión y cargue su archivo de texto vacío.
- Cambie el nombre del archivo que desea ocultar a algo completamente diferente.
Este método no es realmente tan útil en un entorno empresarial, pero podría estar bien para compartir sus archivos con amigos. La desventaja es que Google Drive solo conserva versiones anteriores durante 30 días. Eso significa que tendrá que guardar la versión anterior en algún lugar y repetir el proceso cada mes; de lo contrario, el archivo que está ocultando se eliminará.
Google Drive en realidad hace que sea sencillo ocultar archivos o controlar exactamente quién puede acceder a ellos, cuándo y por cuánto tiempo. ¿Conoces otras formas de ocultar archivos en Google Drive? ¡Cuéntanos a continuación si lo haces!
