Microsoft Excel ha dominado el mercado de hojas de cálculo durante muchos años. Los usuarios comerciales y domésticos confían en Excel para organizar y analizar sus datos. Ya sea para listas de verificación, presupuestos y registros financieros, gráficos o cualquier otro tipo de conjunto de datos, Excel facilita la organización de su información. Había alternativas a precios más bajos, e incluso en algunos casos de forma gratuita, pero si quisiera el programa de hoja de cálculo más poderoso que se pueda imaginar, querría usar Microsoft Excel.
Consulte también nuestro artículo Cómo eliminar duplicados en hojas de cálculo de Google
En 2006, sin embargo, otra alternativa comenzó a tomar forma. Fue entonces cuando Google lanzó Sheets, como parte de su suite ofimática basada en web para texto, hojas de cálculo y presentaciones. El proceso de desarrollo continuó durante años, y ahora Sheets, aunque todavía no es una combinación libra por libra para Excel, tiene un gran porcentaje de la funcionalidad estándar de Excel. Las hojas no cuestan a sus usuarios cientos de dólares para comprar, de hecho, es completamente gratis. Si bien no es un producto perfecto, cualquiera que busque una herramienta sólida de hoja de cálculo a nivel de consumidor realmente no tiene que buscar más allá de las Hojas de cálculo de Google. Las hojas no pueden hacer todo lo que Excel puede hacer, pero es probable que en realidad no lo necesite para hacer todo lo que Excel puede hacer. Si Sheets hace todo lo que necesita hacer, entonces no necesita comprar Excel.
Sin embargo, la verdad es que Sheets todavía tiene muchas limitaciones y algunas cosas que son triviales en Excel son un poco más de trabajo en Sheets. Probablemente se haya encontrado con un problema en el que accidentalmente agrega entradas duplicadas a su hoja de cálculo. Después de todo, cuantos más datos agregue, más probabilidades tendrá de insertar accidentalmente datos duplicados en una hoja de cálculo, lo que puede desechar el conjunto de datos que ha estado trabajando tan duro para armar. Eso es bastante malo, pero la peor parte viene más adelante cuando intentas revisar tu trabajo. Dado que las hojas de cálculo pueden ser documentos largos, resulta difícil detectar y eliminar duplicados a medida que pasa el tiempo, lo que lleva a errores de cálculo en su trabajo sin una fuente obvia de dónde viene el problema.
Afortunadamente, hemos encontrado varios métodos diferentes para resaltar duplicados dentro de Google Sheets. Es importante que nuestro método no elimine automáticamente la información duplicada, ya que no todos los duplicados son errores. Pero si solo está resaltado, puede determinar cuáles no necesitan estar allí usted mismo, sin necesidad de revisar toda la hoja de cálculo., Le mostraré algunas formas diferentes de resaltar o eliminar datos duplicados en Hojas de cálculo.
Como queremos que las Hojas de cálculo de Google destaquen automáticamente nuestra información, utilizaremos una fórmula para indicarle a las Hojas que presenten y resalten información específica y única. En realidad, hay dos formas de obligar a las Hojas a resaltar la información copiada: la primera resalta toda la información duplicada para la confirmación manual, mientras que la segunda copiará celdas únicas en una columna seleccionada, lo que le permite verificar las diferencias y eliminarlas cuando sea necesario.
Método 1: resaltar duplicados usando color
En lo que respecta a la identificación de errores en sus hojas de cálculo, el uso de resaltados de color para resaltar cualquier información que se haya ingresado incorrectamente es la forma más obvia y más visible de hacerlo. Al resaltar la información, es fácil identificar los errores muy rápidamente, ya que simplemente puede recorrer la lista de contenido que necesita identificar. Utilizaremos un resaltado rojo en este paso para identificar nuestro contenido duplicado, ya que el rojo llama la atención (especialmente en comparación con el esquema de color blanco y gris habitual de Hojas) y es el color universal para los mensajes de error.
Comience abriendo el archivo de Hojas que desea verificar. Deberá asegurarse de que su información esté bien organizada tanto por columna como por fila, para verificar fácilmente el contenido de su documento; No es necesario que su trabajo sea más difícil. Ahora, resalte la columna que desea ordenar en la parte superior del documento y seleccione Formato en el menú superior de su documento. Seleccione "Formato condicional" de la lista de opciones en este menú, y aparecerá un menú alternativo en el lado derecho de la pantalla. En este menú, seleccione el rango utilizando las combinaciones de letras y números correspondientes (por ejemplo, A1 a A76).
Una vez que haya seleccionado su contenido, cambie "Formatear celdas si" a "Fórmula personalizada es" en el menú desplegable y escriba o pegue lo siguiente sin comillas: "= countif (A: A, A1)> 1" en el cuadro debajo tu menú Esto completará la fórmula para su contenido. Una vez configurado, cambie el estilo de formato para resaltar su contenido con un fondo de glóbulos rojos y haga clic en el ícono listo en su menú. Su hoja de cálculo ahora resaltará sus celdas duplicadas en rojo, y puede escanear la selección en busca de duplicados. Asegúrese de que los duplicados existentes sean correctos, luego elimine los que no lo son. Cierre el menú de formato y podrá restaurar el color normal a sus celdas.
Método 2: copie solo celdas únicas
Alternativamente, si prefiere ordenar automáticamente sus datos sin procesar, copiar solo celdas únicas en lugar de sus celdas duplicadas puede ser realmente útil para una clasificación y filtrado rápidos. Si está seguro de que su información es correcta y prefiere simplemente eliminar la información duplicada que no necesita, debería probar este método.
Al igual que con el último paso, comience abriendo el documento que desea ordenar dentro de Hojas de cálculo de Google. Resalta la columna que deseas editar. Una vez que haya resaltado la celda, haga clic en una celda vacía en la parte superior de una columna vacía para asegurarse de que su información se mueva al lado del gráfico. Esta columna se usará para mostrar los resultados de su clasificación y fórmula a continuación. Ahora, en la parte superior del documento en el cuadro de entrada de fórmula, escriba o pegue lo siguiente sin comillas: "= UNIQUE ()". Esta fórmula le indicará a Sheets que copie y muestre solo entradas de celda únicas, e ignore cualquier información que copie o duplique otras celdas. Dentro del paréntesis de la fórmula anterior, asegúrese de escribir las coordenadas de la celda utilizando el método estándar de hoja de cálculo (por ejemplo, al escribir (A1: A75) escaneará toda la información de la columna A fila 1, a la columna A fila 75). Una vez que haya ingresado la nueva información, presione enter para mover sus nuevos datos a la columna que designó anteriormente. Una vez que esto se haya completado, puede verificar manualmente o importar sus datos en su hoja de cálculo de trabajo.
Método 3: usar un complemento
Debemos tener en cuenta que hay varios complementos disponibles para usar con las Hojas de cálculo de Google en línea a través de Chrome Web Store, incluida una herramienta para eliminar automáticamente las entradas duplicadas de datos del documento. "Eliminar duplicados" es una herramienta bien nombrada que ofrecen los desarrolladores con capacidad que le permite encontrar rápidamente duplicados en toda una hoja de información o buscando hasta dos columnas a la vez. Puede mover, eliminar y resaltar resultados, tal como puede hacerlo con las tareas de fórmula anteriores, aunque este proceso es mucho más automatizado de lo que hemos visto anteriormente, así que tenga esto en cuenta si desea tener más control sobre el proceso. La herramienta incluye dos configuraciones de asistente que le permiten encontrar y eliminar duplicados o cualidades únicas de su documento, lo que facilita el seguimiento de la información a medida que avanza.
En general, el uso de una herramienta de asistente para encontrar su información podría valer la pena a largo plazo para los usuarios que constantemente buscan duplicados en sus hojas de cálculo y comprensiblemente preferirían dedicar su tiempo a hacer otra cosa, pero los usuarios que solo necesitan verificar una vez o dos veces cada pocos meses puede ser mejor usar las herramientas de fórmula anteriores para identificar manualmente su información. Dicho esto, Remove Duplicates tiene una calificación sólida en Chrome Web Store, con buenas críticas y un equipo de desarrollo activo que responde a las críticas y quejas. En general, es una excelente opción si está buscando una forma más eficiente de ordenar su contenido y encontrar duplicados dentro de una hoja de cálculo.
Método 4: Usar la herramienta Eliminar duplicados
¿Recuerdas que hablé anteriormente sobre cómo Google sigue implementando nuevas funciones para aumentar el poder de Sheets? Bueno, dado que este artículo fue escrito originalmente, en realidad han agregado una herramienta de Eliminar Duplicados con todas las funciones al paquete principal. Es una herramienta muy simple de usar, y lo guiaré a través de ella. Tomemos una hoja de cálculo típica, con una lista de juegos de mesa … y si lees atentamente, verás que he incluido un par de duplicados en la lista.
Para usar la herramienta, todo lo que tenemos que hacer es seleccionar el área de datos donde deseamos duplicar. Tenga en cuenta que podemos seleccionar filas o columnas libremente; si incluimos la columna Precio, la función Eliminar duplicados examinará tanto el Título como el Precio para decidir si una fila es duplicada o no. Una vez que se selecciona el área de datos, vaya a Datos-> Eliminar duplicados. Acepte los valores predeterminados en los cuadros de diálogo y listo, la deduplicación se realiza automáticamente.
Método 5: utilizar una tabla dinámica para buscar filas duplicadas
Sheets implementa un conjunto completo de funcionalidades de tabla dinámica, que es una herramienta muy útil para observar más de cerca los datos. El uso de una tabla dinámica no eliminará automáticamente las filas duplicadas; más bien, proporcionará un desglose de qué filas TIENEN duplicados, por lo que puede ver manualmente sus datos y ver qué, si algo, salió mal. Crear una tabla dinámica es un poco más complicado que los otros métodos que le he mostrado, pero vale la pena saber cómo hacerlo y lo guiaré a través de él.
Primero, seleccione todos los datos de la tabla y luego vaya a Datos-> Tabla dinámica.
Puede ajustar el rango de datos aquí si lo desea, así como decidir dónde debe ir la tabla dinámica. Lo pondré en una nueva hoja y aceptaré el rango que ya le di. Cuando presionamos "Crear", se abrirá una tabla dinámica en blanco en el punto de inserción … pero una tabla dinámica en blanco no nos sirve de nada. Tenemos que decirle qué información analizar.
Vamos a seleccionar "Agregar" al lado de Filas, y agregaremos la fila "Título". Luego, en Valores, seleccionaremos "Agregar" y seleccionaremos "Título" nuevamente, luego aceptaremos la función COUNTA como predeterminada. (Si estuviéramos buscando datos numéricos duplicados, usaríamos COUNT; COUNTA es para contar campos de texto).
Tan pronto como hacemos estas selecciones, la tabla dinámica se actualiza automáticamente y ahora podemos ver el resultado final.
Tenga en cuenta que la columna COUNTA tiene la cantidad de veces que aparece cada título. Hay un 1 para la mayoría de los títulos, pero Axis & Allies y Castle Risk muestran 2. Esto significa que hay dos instancias de cada uno de esos títulos en la tabla. Como puede ver, el método de tabla dinámica es un poco más complicado, pero también le brinda un informe específico sobre dónde se encuentran sus duplicados, lo que puede ser muy útil para hacer análisis de datos.
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Las hojas de cálculo a menudo son un poco más complicadas que documentos similares creados en Google Docs o en Microsoft Word. Debido a que están diseñados para manejar datos organizados, es importante asegurarse de que su contenido sea preciso en todo momento. Mantener una celda duplicada en sus archivos realmente puede causar serios problemas con sus datos si no tiene cuidado, especialmente cuando intenta ordenar la información financiera en una hoja de cálculo útil. Para complicar las cosas, tratar de encontrar la celda errónea por su cuenta puede ser una molestia que es casi imposible si la hoja de cálculo es grande. Afortunadamente, identificar, eliminar y eliminar celdas de datos idénticas es sorprendentemente fácil en Hojas de cálculo de Google, algo que es positivo si constantemente está lidiando con hojas de cálculo en su flujo de trabajo diario. Y si está buscando algo que facilite un poco la clasificación de su contenido, siempre puede usar un complemento como Eliminar duplicados para asegurarse de que su información esté bien ordenada y organizada. En 2019, no hay razón para mantener una hoja de cálculo desordenada y llena de errores, así que asegúrese de que sus datos sean correctos y su información se verifique utilizando los métodos descritos anteriormente.
¿Desea más información sobre Hojas de cálculo de Google?
Encontrar sus duplicados es una cosa, pero debe consultar nuestro tutorial sobre cómo contar los duplicados en las Hojas de cálculo de Google.
Los estadísticos usan la función de valor absoluto para muchos propósitos, y le mostraremos cómo usar el valor absoluto en las Hojas de cálculo de Google.
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Si desea comparar datos entre columnas, consulte nuestra guía completa para comparar columnas en Hojas de cálculo de Google.
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