Google Docs es una forma revolucionaria de administrar archivos y documentos en la era moderna. Le permite colaborar instantáneamente con diferentes usuarios al tiempo que proporciona acceso a la información desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Consulte también nuestro artículo Cómo eliminar todos los documentos en Google Docs
Sin embargo, cuando trabajas en Google Docs, especialmente si estás administrando estos archivos todos los días, es vital que te mantengas increíblemente organizado. Si no lo hace, corre el riesgo de perder datos importantes y perder el tiempo buscando cosas que podría haber encontrado de inmediato.
Para ayudar con la organización en Google Docs, desea utilizar carpetas. Las carpetas son geniales porque te ayudan a agrupar diferentes ideas de temas en un segmento digital. Puede usarlos para organizar por lugar de trabajo, concepto, categoría y más. Sin embargo, Google Docs no puede crear carpetas en sí mismo. En cambio, en realidad los está creando dentro de Google Drive, un sistema que se vincula directamente con otro software de Google. No te preocupes El proceso sigue siendo increíblemente simple.
En esta guía, le mostraremos cómo hacer una carpeta en Google Drive para organizar sus Google Docs.
Cómo hacer una carpeta en Google Drive
Para crear una carpeta en Google Drive, querrás abrir tu navegador preferido. Luego, navegue a Google Drive, inicie sesión y tendrá acceso a todos sus archivos y documentos frente a usted.
A partir de aquí, puede crear un nuevo documento para organizar o elegir los que ya tiene que colocar.
Organización en documento
Si está en un documento de Google Docs, puede dirigirse a la tecla de carpeta al lado del título. A partir de ahí, tiene la opción de nombrar una nueva carpeta o agregar el documento a una existente. Si desea agregar a una existente, haga clic en la carpeta designada y seleccione "Mover aquí" y el documento se colocará en el espacio de retención digital.
Organización sin documentos
Como ya sabrás, Google Drive administra Google Docs, Hojas de cálculo de Google y Presentaciones de Google. Esto le permite organizar los tres segmentos e ideas de temas en uno.
Cuando estés en Google Drive pero no en ningún documento específico, estarás en una lista de todos tus archivos. Para organizarlos, vaya a la esquina superior izquierda y seleccione el botón "Nuevo". Desde esa lista desplegable, desplácese hacia abajo hasta el segmento "Carpeta" y aparecerá uno nuevo. Asigne un nombre a la carpeta y aparecerá en su lista de documentos.
La lista coloca las carpetas más arriba que los archivos, así que tenlo en cuenta. En este menú, tiene algunas opciones diferentes para la organización. Puede arrastrar sus datos sobre las carpetas y los colocará allí. O bien, puede hacer clic con el botón derecho en un archivo y seleccionar "Mover a", y proporcionará una lista de carpetas a las que puede mover el documento.
Ambos son increíblemente rápidos, y cada forma hará exactamente lo que necesita hacer: organizar sus archivos y documentos.
Administrar carpetas
Una vez que tenga sus archivos organizados, puede ingresar a un nuevo nivel de ordenamiento: organizar carpetas.
Puede copiar y pegar carpetas, moverlas a subcarpetas, eliminarlas y más. Para administrar una carpeta, simplemente haga clic derecho sobre ella en la lista y elija la opción que desee del cuadro desplegable resultante.
Las carpetas también facilitan compartir grupos de documentos con otros usuarios. En lugar de compartir cada archivo por sí mismo, puede crear una carpeta para apilar diferentes documentos y permitir que otros lo administren. Al compartir ese enlace, los usuarios con acceso pueden cargar nuevos documentos, acceder a otros y más, todo en tiempo real. Ya no tiene que esperar a que se cargue un documento y luego compartirlo manualmente después de esperar todo ese tiempo, una queja común con los colaboradores frecuentes de Google Drive.
Capacidades Externas
También puede abrir carpetas de Drive en otras aplicaciones, como la aplicación de chat empresarial, Slack o la aplicación de administración, Airtable. Las carpetas también pueden tener diferentes colores, y puede destacarlas para un acceso aún más fácil. Las posibilidades para organizar sus archivos de Google Drive son infinitas.
Ahora que sabe cómo organizar sus archivos de Google Drive, asegúrese de dedicar un tiempo a descubrir el mejor proceso para usted. A algunas personas les gustan diferentes carpetas para todo, mientras que otras prefieren agrupar grandes grupos en una carpeta con subcarpetas dentro de eso. De cualquier manera, el fantástico sistema de organización de Google Drive le proporcionará las herramientas para que su trabajo avance en lugar de perder tiempo buscando diferentes documentos y archivos.
