Cuando factura a un cliente pero se niega a pagar por cualquier razón, se encuentra con una deuda incobrable. Como cualquier propietario de una pequeña empresa sabe, a menos que cancele esta deuda incobrable, se mostrará en sus cuentas por cobrar y ganancias netas, lo que significa que también se les aplicará un impuesto.
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QuickBooks Online es un servicio de contabilidad popular que le permite registrar y cancelar fácilmente las deudas incobrables. De esa manera, no tendrá que preocuparse por pagar en exceso en el momento de los impuestos., aprenderás exactamente cómo hacerlo.
Etapa 1: identificación de deudas incobrables
Antes de comenzar, debe verificar en su cuenta cualquier deuda incobrable pendiente.
Aquí se explica cómo hacerlo:
- Inicie sesión en su cuenta de QuickBooks y elija Informes en el menú de la izquierda.
- Comience a escribir las palabras "Cuentas por cobrar" en la barra de búsqueda.
- De la lista de resultados, elija Detalle de antigüedad de cuentas por cobrar .
Este es un informe que contiene todas sus cuentas por cobrar pendientes. Si sus clientes se han negado a pagar alguno de ellos, se consideran deudas incobrables y deben cancelarse en consecuencia.
Etapa 2: Separar la deuda incobrable
Ahora que ha identificado las deudas incobrables, debe crear una cuenta separada para ellas.
Haz lo siguiente:
- Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Haga clic en Plan de cuentas, que se encuentra debajo de Su empresa .
- Haga clic en el botón verde con la etiqueta Nuevo en la esquina superior derecha.
Esto abrirá la página de configuración de la cuenta. Allí debe hacer lo siguiente:
- En Tipo de cuenta, seleccione Gastos .
- En Tipo de detalle, seleccione Deudas incobrables .
- Escriba " Deudas incobrables " en el nombre
- Añadir una descripción (opcional).
- Haga clic en Guardar y cerrar .
Etapa 3: Especificar los detalles de la deuda incobrable
El siguiente paso es especificar los detalles de las deudas incobrables mediante la configuración de un producto o servicio.
Una vez más, debe hacer clic en el ícono de engranaje, solo que esta vez seleccionará Productos y servicios en la sección Listas . Como en la Etapa 2, ahora debe hacer clic en el botón verde con la etiqueta Nuevo .
A partir de ahí, haga lo siguiente:
- Seleccionar servicios en la información del producto / servicio
- Escriba "Deudas incobrables" en el nombre
- En la sección inferior derecha de la ventana, verá la Cuenta de ingresos Cambiar el valor de Servicios (que está seleccionado de forma predeterminada) a la cuenta de Deudas incobrables que creó en la Etapa 2.
- Desmarca la casilla junto a "Es imponible" .
- Haga clic en Guardar y cerrar .
Etapa 4: Configuración de una nota de crédito
Con el artículo creado, ahora es el momento de crear una nota de crédito correspondiente.
Puede comenzar haciendo clic en el icono " + " y seleccionando Nota de crédito en la sección Clientes .
Después de eso, haga lo siguiente:
- En Cliente, elija el nombre del cliente responsable de la deuda incobrable.
- En Producto / Servicio, seleccione el elemento de Deudas incobrables que creó en la Etapa 3.
- Ingrese el monto exacto de la factura impaga.
- Escriba " deuda incobrable" en la nota
- Como siempre, haga clic en Guardar y cerrar .
Etapa 5: Aplicación de la nota de crédito
La nota de crédito debe aplicarse automáticamente si ha habilitado esta opción.
Si no, puede hacerlo yendo al menú Cuenta y Configuración .
A partir de ahí, sigue estos pasos:
- Haz clic en Avanzado .
- En Automatización, haga clic en el ícono del lápiz.
- Busque la opción "Aplicar créditos automáticamente" y marque la casilla al lado.
- Haz clic en Guardar .
- Haga clic en Listo para confirmar.
Etapa 6: finalización del informe
Con las notas de crédito aplicadas automáticamente a las deudas incobrables, ahora solo tiene que ejecutar un informe que contenga los detalles de estas deudas. Para hacer esto, esencialmente debe volver a la Etapa 1 y una vez más ir a su Plan de cuentas .
Esta vez, verá Deudas incobrables como una de las opciones en la sección de cuenta de gastos. Simplemente abra el menú desplegable en la columna Acción, seleccione Ejecutar informe y obtendrá un informe que contiene toda la información relevante sobre sus cuentas por cobrar incobrables.
Cancelar la deuda incobrable
Si bien este proceso puede parecer muy complejo, es bastante sencillo. Si sigue las instrucciones establecidas, no debería tener problemas para registrar y cancelar las deudas incobrables en QuickBooks Online.
Tenga en cuenta que estos pasos son solo para la versión en línea. Si usa software de escritorio, algunos de los pasos pueden variar, pero el proceso en sí no debería ser muy diferente. Si se queda atascado y necesita ayuda, siempre puede contactar al soporte de QuickBooks desde su sitio web.
