Si usa las Hojas de cálculo de Google para negocios o para una organización, es fundamental bloquear o proteger los activos. La modificación o eliminación accidental, los cambios maliciosos o las travesuras o errores generales pueden hacer que pierda su trabajo y, aunque Google mantiene una copia de seguridad, aún es una pérdida de tiempo. Si desea restringir la edición de celdas específicas o proteger otros aspectos de las Hojas de cálculo de Google, este tutorial es para usted.
Consulte también nuestro artículo Cómo mostrar la fecha de hoy en Hojas de cálculo de Google
Google Sheets es el equivalente de Excel y proporciona algunas herramientas de hoja de cálculo básicas pero potentes en la nube. Yo uso mucho las Hojas de cálculo y Documentos de Google. Si bien no hay nada que ver, contienen todas las herramientas esenciales necesarias para la productividad. Es posible que no sean tan profundos como Office o que sean capaces de tantas funciones, pero a menos que sea un contador o gerente de proyecto, de todos modos no utilizará la mitad de las herramientas que vienen con Office.
Hay algunas formas de proteger su trabajo en Hojas de cálculo de Google. Te mostraré algunos de ellos.
Bloquear celdas en Hojas de cálculo de Google
Para restringir la edición de celdas específicas en Hojas de cálculo de Google, las bloquea. De esa manera, solo usted o alguien que agregue a la lista aprobada puede modificar esas celdas. Todas las personas con permiso para verlos y verlos, pero no modificarlos. Es una forma práctica de controlar quién hace qué con sus documentos.
Hay dos formas principales de hacer esto. Puede seleccionar celdas y bloquearlas o seleccionar toda la hoja y agregar excepciones. Te mostraré el primer método aquí y el método de excepción en un minuto.
- Abra su hoja y seleccione el rango de celdas que desea bloquear.
- Seleccione Datos y Hojas y rangos protegidos. Aparecerá una barra de menú a la derecha.
- Asigne un nombre significativo al candado y seleccione Establecer permisos.
- Seleccione Restringir quién puede editar este rango y establecerlo en Solo usted o agregar otros desde la opción Personalizada.
- Seleccione Listo una vez terminado.
Puede agregar a otras personas con su dirección de Gmail o seleccionar de una lista dependiendo de cómo tenga configuradas las Hojas de cálculo de Google. Una vez hecho esto, las celdas que especificó se bloquearán a cualquier persona que no sea a quien le dé permiso. El bloqueo es invisible hasta que alguien intenta modificarlo y no está en la lista.
Si no desea bloquear completamente las celdas, puede mostrar un mensaje de advertencia en su lugar. Esto le permite alertar al editor de que las celdas que están a punto de editar son importantes y tener mucho cuidado.
- Abra su hoja y seleccione el rango de celdas que desea bloquear.
- Seleccione Datos y Hojas y rangos protegidos. Aparecerá una barra de menú a la derecha.
- Asigne un nombre al candado y seleccione Establecer permisos.
- Seleccione Mostrar una advertencia al editar este rango.
- Selecciona Listo.
Con esta configuración, cualquiera que esté a punto de editar la celda protegida verá una advertencia emergente que les indicará '¡Atención! Estás intentando editar parte de esta hoja que no debería cambiarse accidentalmente. ¿Editar de todos modos? También hay un botón OK específico para asegurarse de que el editor realmente quiera cambiar la celda. Esto es útil para recordarles a los que confía que editen su Hoja que esas celdas particulares requieren un cuidado especial.
Bloquee toda la hoja de Google
Si bloquear celdas no es suficiente, puede bloquear toda la hoja de Google para que sea de lectura solo para todos menos los usuarios aprobados. Sigue un proceso similar al anterior pero hace que toda la hoja sea intocable en lugar de celdas específicas. Si está presentando o compartiendo su Hoja y no quiere que se pierda, así es como la protege.
- Abra la hoja que desea bloquear.
- Seleccione Datos y Hojas y rangos protegidos. Aparecerá una barra de menú a la derecha.
- Seleccione el alternar Hoja en lugar de Rango.
- Seleccione la hoja específica con el botón de opción si hay más de una.
- Seleccione Establecer permisos y agregue usuarios que puedan editar.
- Selecciona Listo.
Puede usar la misma disposición que el bloqueo de celda con respecto al bloqueo o advertencia. Utiliza la misma configuración que la anterior, así que no te aburriré repitiéndola.
Agregar excepciones de celda a una hoja bloqueada
Mencioné anteriormente que hay una segunda forma de bloquear celdas y que es bloquear toda la Hoja pero agregar celdas como excepción. Si tiene una hoja grande y solo una o unas pocas celdas para bloquear, esta puede ser la forma más sencilla de hacerlo. Así es cómo:
- Siga el proceso anterior para bloquear toda la hoja de Google, pero deténgase antes del paso 6.
- Seleccione Excepto ciertas celdas debajo del selector de hoja.
- Agregue las celdas que desea que permanezcan editables dentro del cuadro debajo. Continúe hasta que todas las celdas estén incluidas.
- Seleccione Establecer permisos y proceda desde allí.
Puede agregar rangos individuales seleccionando un grupo y luego seleccionando el enlace Agregar otro rango debajo. Puede repetir todo lo que sea práctico para asegurar completamente su hoja.
