Ya sea para uso comercial o personal, el calendario de Outlook puede ser la herramienta de administración de tiempo más efectiva. Puede organizar y compartir fácilmente su agenda con otros, y puede ver los calendarios de otras personas para asegurarse de que todos estén en la misma página cuando se trata de plazos.
Consulte también nuestro artículo Cómo sincronizar Google Calendar con Outlook
Hay muchas características en Outlook que facilitan la colaboración, pero esto no la hace perfecta. Si se pregunta quién está mirando su calendario, es posible que encuentre algunas limitaciones.
¿Puedes ver quién vio tu calendario?
La respuesta a esta pregunta es "sí y no". Aunque esta función está disponible hasta cierto punto, en realidad no le ofrece toda la información que necesita.
A menos que sea un administrador de calendario, no hay forma de ver quién ha consultado su calendario. Y si usted es administrador, lo único que puede ver es la última cuenta que inició sesión. Tan pronto como otra cuenta mira el calendario, la anterior se vuelve invisible, por lo que no hay forma de ver la lista completa de personas que lo han visto.
Lo más parecido a esto es verificar quién puede ver su calendario. Puede hacer esto yendo a Compartir> Permisos de calendario. Verá una lista completa de las personas que tienen acceso a su calendario y el tipo de acceso.
¿Cómo se ve su calendario para los demás?
La forma en que otros verán su calendario depende de la información que decida compartir con ellos. A menos que decida compartir los detalles de su actividad, lo único que podrán ver es si está libre u ocupado.
Si decide compartir su calendario con otras personas, podrán ver todos los detalles de sus citas. Si desea limitar el acceso a algunos detalles, puede establecer citas específicas en Privado.
Al compartir un calendario, puede seleccionar varios permisos de acceso. Por ejemplo, si selecciona Detalles completos, las personas verán el tema, la hora, la ubicación y las notas y detalles que publicó en el calendario.
Por otro lado, los Detalles limitados mostrarán solo el tema, la hora y la ubicación.
Además de usted, puede asignar editores y delegados que pueden editar sus calendarios. Los delegados pueden actuar en su nombre compartiendo diversos detalles, así como enviando y respondiendo solicitudes.
¿Cómo abrir calendarios de otras personas?
Ver los calendarios de otras personas en Outlook es bastante fácil y se puede hacer en no más de unos pocos clics. Esto es lo que tienes que hacer:
- Desde la página Calendario en Outlook, vaya a Abrir calendario> Abrir calendario compartido .
- Obtendrá una ventana emergente que muestra los nombres de las personas cuyo calendario está disponible para usted. Haga clic en Nombre … y luego seleccione un nombre de la lista.
Dependiendo de su permiso de acceso, podrá ver información diferente. Aparecerá en el lado derecho de la pantalla, y puede ver hasta 30 calendarios uno al lado del otro.
¿Cómo delegar el acceso al calendario?
Si planea tomar unas vacaciones o si solo quiere que otra persona administre su calendario por cualquier motivo, puede hacerlo designando un delegado. Como se mencionó, los delegados pueden enviar y aceptar solicitudes de reunión en nombre del gerente y editar varios elementos dentro de un documento.
Aquí le mostramos cómo dejar que alguien, como un subordinado, controle su calendario:
- Desde la Vista de calendario, vaya a Archivo> Configuración de la cuenta, luego elija Delegar acceso .
- Haga clic en Agregar y luego seleccione un nombre de la lista o escríbalo. Haga clic en el nombre y vaya a Agregar .
- En el menú Permisos de delegado, otorgue a su Delegado permisos de editor . Otra cosa que puede hacer es cerrar el cuadro de diálogo y elegir una de las siguientes opciones:
- Solo mis delegados, pero envíenme una copia de las convocatorias de reunión y las respuestas.
- Solo mis delegados.
Esto le dará a otro usuario acceso completo a su calendario, y podrá ver todo lo que sucede con su agenda.
Maneja tu tiempo
Hay una multitud de opciones que le permiten administrar su tiempo de manera efectiva con Outlook. Además, puede compartir su horario con los miembros de su equipo y ver el de ellos. Puede organizar todo tipo de proyectos y realizar un seguimiento del progreso.
¿Hay algo más sobre Outlook que le gustaría saber? Siéntase libre de compartir sus sugerencias en los comentarios a continuación.
