Si su organización usa Google Docs o G Suite o trabaja con organizaciones que lo hacen, saber quién vio qué documento y cuándo puede ser información útil. Desde asegurarse de que todos lean un borrador, términos y condiciones, su última presentación, políticas y procedimientos, o algún otro documento importante, poder ver quién hizo qué y cuándo es un ingrediente esencial en cualquier situación donde la responsabilidad es importante.
Consulte también nuestro artículo Cómo instalar fuentes personalizadas para Google Docs
Hasta hace poco, no podías ver quién veía tu documento de Google. Se podía ver quién lo editó pero no quién solo lo leyó. Si no guardaron, editaron o dejaron un comentario, no tenía idea de si una persona en particular leía la última versión de un documento. Además, dado que puede compartir Google Docs con permisos de solo lectura, puede compartir el documento con algunas personas con la intención de que lo revisen pero no realicen ningún cambio.
Ahora, si trabaja dentro de una organización, puede configurar las cosas para que pueda ver quién vio su Google Doc. Aún no puede ver quién vio su Google Doc si usa Google Doc en la versión gratuita de Google Apps.
Google agregó recientemente la capacidad de ver quién vio su Google Doc en G Suite, que incluye Google Apps y un alojamiento de correo electrónico confiable. G Suite es muy popular entre las pequeñas y medianas empresas que desean configurar el alojamiento de correo electrónico para el nombre de dominio de la empresa.
El monitor de actividad de G Suite
Si usa G Suite dentro de una organización y ha compartido un Google Doc con otros para colaborar o simplemente para leer el documento, puede usar el Monitor de actividad para ver el "historial de visualización" del archivo de Google Doc.
- Abra el documento de Google para el que desea ver el historial de vistas
- Luego haga clic en el ícono de flecha hacia arriba en la esquina superior derecha o vaya al menú desplegable Herramientas
- Abra el monitor de actividad
- A continuación, haga clic en la pestaña Todos los espectadores para su organización
Este proceso le permitirá realizar un seguimiento de las vistas en el documento, incluida la fecha y hora de la última vista para cada visor. Si no ve la opción de ver el historial en su Google Doc, es probable que haya iniciado sesión en la versión gratuita de Google Docs que viene con cada cuenta de Google Apps que obtiene con una cuenta de Gmail.
Visitas y tendencias de comentarios
Además de ver quién vio su documento de Google y cuándo el Monitor de actividad también le permite ver las tendencias sobre cuándo las personas vieron o comentaron su documento.
Tendencia de los espectadores: le muestra un gráfico de barras del número de espectadores únicos durante cualquier período de tiempo que elija, desde 7 días hasta "todo el tiempo"
Tendencia de comentarios: muestra gráficos de barras de la tendencia de comentarios en un período de tiempo de 7 días a "todo el tiempo"
Desactivar Ver historial
Puede desactivar la función si está trabajando en un archivo confidencial o algo que no sea para consumo público. Si bien no se agrega a la privacidad, es una configuración para tranquilizar la mente.
- Abre el documento de Google
- Haz clic en la flecha de tendencia hacia arriba en la parte superior derecha de tu documento o ve a Herramientas en el menú desplegable
- Abra el monitor de actividad
- En Configuración del documento, active o desactive Mostrar mi historial de vistas para este documento
Vea quién cambió su documento de Google
Contar vistas es útil para la responsabilidad y para asegurarse de que las personas a las que envía un documento lo lean realmente, pero el control de versiones es más importante. Especialmente si trabajas en una industria regulada. El control de versiones es algo que Google Docs ha hecho durante un tiempo y mostrará quién editó un documento, lo guardó o lo compartió.
Si está interesado en el control de versiones o quiere asegurarse de que nadie haya realizado cambios que no deberían hacer sin bloquear el archivo, puede averiguarlo.
- Abra un documento de Google que desee rastrear
- Seleccionar archivo e historial de versiones
- Seleccione Ver historial de versiones
Debería aparecer una ventana deslizante a la derecha de la pantalla que muestre cada guardado y edición del documento en cuestión. Dependiendo de cómo haya configurado G Suite o Google Docs, también puede ver estos datos seleccionando el enlace 'Última edición fue …' en la parte superior del documento. Te lleva exactamente al mismo lugar.
Dentro de esa ventana de diapositivas, también debe tener la opción de ver la versión anterior del documento antes de realizar las modificaciones. Esto es esencial para el control de versiones, ya que tiene una pista de auditoría de los cambios realizados, cuándo y por quién. También es útil si realizó algunos cambios, se durmió, cambió de opinión y desea revertirlos.
Descubre quién ha compartido tu documento de Google
También puede ver quién ha compartido su Google Doc y cuándo. También puede ver la configuración de uso compartido para poder controlar mejor el acceso a su documento.
- Abre Google Drive y selecciona el ícono redondo 'i' en la esquina superior derecha
- Seleccione Actividad en el control deslizante que aparece a la derecha
Debería ver si el documento se ha compartido o se ha compartido, quién editó el documento por última vez y cuándo se tomó la última acción. Es breve pero te dice lo que necesitas saber.
También puede verificar desde el documento seleccionando Compartir. Los nombres de las personas aparecerán en la ventana emergente. Si hay varias personas, seleccione un nombre y aparecerá la lista de todos los nombres.
Así es como ver quién vio su Google Doc, lo cambió, lo compartió o interactuó con él de alguna manera. ¡Solo funciona para G Suite y Google Docs registrados en organizaciones y no para individuos, pero funciona!
