Los enlaces de Google Drive son valiosos para cualquiera que use el servicio de almacenamiento en la nube para trabajar o colaborar en proyectos. Cualquier persona con una cuenta puede compartir el acceso a toda su unidad o archivos o carpetas particulares. Puede restringir el acceso a solo lectura o permitir la colaboración total, depende totalmente de usted. Es posible agregar una fecha de vencimiento para un enlace de Google Drive, lo cual es un buen truco. Le mostraré cómo usar enlaces para colaborar en Google Drive.
Google Drive facilita la colaboración y el intercambio de datos. A veces un poco demasiado fácil. Si bien es fácil eliminar el acceso a sus datos, es muy fácil olvidar quién tiene acceso y cómo no. Cuando finalice el proyecto o ya no necesite que otra persona acceda a su Drive, debe recordar revocar el acceso. Si bien es seguro, es una precaución sensata. Está bien que Google le permita establecer una caducidad en dichos enlaces.
Estos son los conceptos básicos para trabajar con enlaces de Google Drive.
Usar enlaces en Google Drive
Una vez que haya guardado los datos en su Google Drive, puede permitir que otros lo lean o tengan acceso de lectura, escritura y edición. Puede agregar tantos usuarios como desee usando su dirección de correo electrónico y se les enviará un enlace para seguir para acceder a los datos y realizar las tareas que asigne.
Es importante saber primero que los enlaces en Google Drive no permiten que esas personas accedan a ninguna otra parte de sus datos almacenados, por lo que aún es seguro.
Ahora, al compartir.
- Inicie sesión en Google Drive y navegue hasta el activo que desea compartir.
- Haga clic derecho en el archivo o carpeta y seleccione Obtener enlace para compartir.
- Activa el uso compartido de enlaces y la alternancia se volverá verde.
- Selecciona Configuración de uso compartido.
- Copie el enlace y envíelo manualmente por correo electrónico a aquellos a los que desea permitir el acceso o agréguelos como usuarios escribiendo su dirección de correo electrónico en el cuadro Personas.
- Seleccione Listo una vez terminado.
Los que añadas recibirán un correo electrónico con el enlace que pueden usar para acceder al activo que permites.
Administrar niveles de acceso en Google Drive
Además de controlar quién puede acceder a sus activos de Google Drive, también puede controlar lo que pueden hacer con ellos. Puede limitar el acceso de lectura, escritura y evitar que otras personas agreguen más usuarios. También puede evitar que cualquier persona descargue, imprima o copie sus archivos. Si está ejecutando un negocio, ese aspecto final podría ser muy útil.
- Haga clic derecho en el activo que está compartiendo.
- Seleccione Compartir y luego el enlace Avanzado en la parte inferior derecha.
- Seleccione para agregar las personas a las que desea permitir el acceso.
- Seleccione el ícono de lápiz a la derecha.
- Seleccione el nivel de acceso que desea, Editar, Comentar o Ver.
- Marque las casillas a continuación para evitar que las personas con acceso de edición agreguen más personas o descarguen, impriman o copien sus datos.
- Selecciona Listo.
Siempre es mejor restringir el acceso en lugar de ser demasiado generoso con él. Esto es especialmente cierto si sus datos son privados o contienen datos personales o de la empresa. Siempre puede agregar acceso si lo necesita.
Establecer una fecha de vencimiento para un enlace de Google Drive
Si está ejecutando un proyecto durante un período de tiempo limitado, es posible que desee establecer una fecha de vencimiento para el enlace de Google Drive. Esto ayuda si tiene muchas actividades y puede olvidarse de revocar el acceso una vez que se complete la colaboración.
- Seleccione el archivo o carpeta que desea compartir.
- Seleccione Compartir y Avanzado en la parte inferior derecha.
- Agregue la dirección de correo electrónico de la persona con la que está compartiendo.
- Desplácese sobre el nombre y seleccione Establecer un temporizador de caducidad.
- Agregue un límite de tiempo adecuado.
- Seleccione Guardar y luego Listo.
Esto le permitirá permitir el acceso de la persona durante un período de tiempo adecuado pero a perpetuidad. Para las personas ocupadas u olvidadizas, el sistema se cuida solo.
Cambiar propietario en Google Drive
Si está entregando un trabajo o datos en Google Drive, en lugar de permitir que la persona a la que se lo entregue se convierta en editor, simplemente puede pasar el activo a ellos. Mantiene las cosas bonitas y ordenadas y le permite concentrarse en la siguiente pieza.
- Seleccione el archivo o carpeta que desea compartir.
- Seleccione Compartir y Avanzado en la parte inferior derecha.
- Agrega a la persona si aún no lo has hecho.
- Seleccione su nombre en Quién tiene acceso.
- Seleccione el icono de edición de lápiz y cambie a Es propietario.
- Selecciona Listo.
El activo luego se copia en su Google Drive y usted puede retener el acceso o ser eliminado.
