Si usa G Suite, el conjunto de aplicaciones pagas de Google que incluye Gmail, Docs, Drive y Calendar para organizaciones, puede emplear una característica poco conocida que le permite establecer fechas de vencimiento para los archivos compartidos de Google Drive. La capacidad de establecer una caducidad en un archivo compartido es útil para compartir datos temporalmente con otros equipos o contratistas externos sin otorgarles acceso indefinido. También es excelente para compartir borradores de proyectos de colaboración, de modo que pueda asegurarse de que nadie en su equipo acceda accidentalmente a una copia desactualizada de sus datos.
Por supuesto, siempre puede dejar de compartir manualmente un archivo, pero deberá recordar hacerlo para todos y cada uno de los archivos compartidos. Si está compartiendo muchos archivos con muchas personas diferentes, esto puede volverse poco práctico rápidamente, y ahí es donde establecer fechas de caducidad automáticas, ya que inicialmente comparte los archivos, es realmente útil. Así que aquí se explica cómo establecer fechas de vencimiento en archivos compartidos de Google Drive.
Limitaciones de las fechas de caducidad de los archivos compartidos de Google Drive
Primero, dejemos en claro que la función de fecha de vencimiento automática actualmente solo está disponible para los usuarios del servicio pago de G Suite. Esto no está disponible para usuarios de cuentas gratuitas de Google o aquellos que todavía están en la edición gratuita heredada de G Suite.
También tenga en cuenta que la limitación anterior se refiere solo a la capacidad de establecer fechas de vencimiento compartidas de Google Drive. Los usuarios con los que está compartiendo un archivo con una fecha de vencimiento no necesitan tener una cuenta de G Suite pagada ni ser parte de su organización de G Suite (aunque deberá asegurarse de que tengan los permisos correctos para sus archivos compartidos, discutido más adelante).
Establecer una fecha de caducidad para un archivo compartido de Google Drive
Para comenzar, inicie sesión en su Google Drive, asegurándose de usar la cuenta correcta de G Suite.
Alternativamente, si ya tiene el archivo abierto, puede hacer clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.
Una vez que haya compartido el archivo con los usuarios apropiados, haga clic en el botón Compartido con el texto de arriba o en el botón Avanzado en la esquina inferior derecha. De la lista de usuarios que aparece, desplace el cursor sobre uno de los usuarios y verá aparecer un icono de cronómetro / reloj.
Haga clic en ese icono y luego seleccione el período de vencimiento deseado en el menú desplegable junto a Acceso caduca:
Una vez que haya terminado, asegúrese de hacer clic en el botón azul Guardar cambios para habilitar la fecha de vencimiento automática. Una vez que se alcanza esa fecha, su usuario ya no tendrá acceso al archivo. Para evitar que lo descarguen y eludan su configuración de caducidad, asegúrese de que sus permisos estén configurados para Ver o Comentar y luego marque la casilla en la parte inferior de la ventana para compartir etiquetada Desactivar opciones para descargar, imprimir y copiar para comentaristas y espectadores .
Puede ajustar o cancelar la caducidad de compartir volviendo a este menú, haciendo clic nuevamente en el icono del reloj y luego haciendo clic en Cancelar caducidad .
Tengo G Suite pero no veo el ícono del reloj
Si siguió estos pasos en su cuenta pero no ve el ícono del reloj / cronómetro como se describió anteriormente, es probable que no tenga una cuenta de G Suite compatible. Como se mencionó anteriormente, Google desafortunadamente limita la creación de fechas de vencimiento de archivos compartidos para los usuarios del servicio actual de G Suite.
También desafortunadamente, Google no ha sido muy claro acerca de los cambios en su servicio a lo largo de los años, por lo que incluso si tiene una cuenta de G Suite, puede haber sido creada bajo el servicio "heredado" de G Suite de Google y no es compatible con esto. característica. Confuso, ¿no es así?
Pero recuerde, solo necesita una cuenta moderna de G Suite para crear fechas de vencimiento para los archivos compartidos. Siempre que tenga esa cuenta compatible, puede compartir y configurar fechas de vencimiento para cualquier tipo de cuenta de Google, tanto dentro como fuera de su organización.
