¿A menudo se ve obligado a escribir un correo electrónico varias veces seguidas para poder enviarlo individualmente a múltiples contactos? Si es así, una respuesta automática puede ser una gran solución. Le permite configurar una respuesta automática que se enviará como respuesta a todo el correo entrante.
Hay muchas situaciones en las que esto puede ser útil. Si está fuera de la oficina, ya sea para una pausa para el almuerzo o unas vacaciones, esta puede ser una excelente manera de responder al correo sin tener que hacer nada.
¿Como funciona?
OS X Mail utiliza diferentes reglas y criterios de correo electrónico para generar respuestas automáticas. Si configura todos los parámetros correctamente, puede tener una forma muy flexible de responder al correo entrante cuando está lejos de sus dispositivos.
Puede configurar varios criterios que deben cumplirse para que se envíe el mensaje. Puede elegir responder a todos los correos o solo a las direcciones específicas que ingrese. Además, también puede crear diferentes mensajes para diferentes categorías de remitentes, para que todos reciban una respuesta adecuada.
Cómo configurar un contestador automático
Afortunadamente, configurar esta función no es algo difícil de hacer. Claro, puede sonar complejo al principio, pero puede estar seguro de que puede hacerlo incluso si no es una persona experta en tecnología. Estos son los pasos que debe seguir:
- Abra la aplicación Correo, luego vaya al menú 'Correo' y seleccione 'Preferencias'.
- Una vez que vea la pestaña 'Reglas', haga clic en 'Agregar regla'.
- En 'Descripción', escriba el nombre del contestador automático de manera que le permita distinguirlo fácilmente de los demás. Por ejemplo, puede escribir 'Respuesta automática de vacaciones'.
- Seleccione los criterios que deben cumplirse. Puede elegir si se deben cumplir todos los criterios o solo uno o más de los que establezca.
Los criterios que establezca determinarán los destinatarios de la respuesta automática. Por ejemplo, puede seleccionar 'Todos los mensajes' para responder a todos los correos entrantes con el mismo mensaje. También puede establecer una dirección específica escribiendo la dirección de correo electrónico a la que desea responder.
Además de esto, puede seleccionar sus contactos, remitentes anteriores o VIP como los destinatarios de la respuesta automática.
- En la configuración 'Realizar la siguiente acción', seleccione 'Responder al mensaje' y luego haga clic en 'Texto del mensaje de respuesta'.
- Al escribir el mensaje, asegúrese de incluir toda la información necesaria. Si está de vacaciones, informe a las personas cuándo pueden esperar una llamada de usted. Si no establece una categoría específica de destinatarios, asegúrese de no revelar demasiada información personal.
- Cuando esté satisfecho con su mensaje, haga clic en 'Aceptar'. Si la aplicación le pregunta "¿Desea aplicar sus reglas a los mensajes en los buzones seleccionados?" seleccione 'No aplicar', ya que esto evitará que envíe posiblemente cientos de respuestas por correo electrónico a sus conversaciones existentes.
Una vez que haya terminado, puede enviarse un correo electrónico para asegurarse de que el contestador automático funcione. Si lo desea, también puede crear reglas más complejas con fechas específicas, correo de dominios seleccionados y más.
Cómo deshabilitar una respuesta automática
Si ya no necesita el contestador automático, puede deshabilitarlo con solo unos pocos clics. Esto es lo que debes hacer:
- Dentro de la aplicación Correo, vaya a 'Correo' y luego haga clic en 'Preferencias'.
- Vaya a 'Reglas' y desactive la casilla junto al contestador automático que ha creado.
Si no hace esto, la respuesta automática permanecerá activa mientras esté habilitada y la aplicación Correo esté abierta. Esto puede crear confusión, así que asegúrese de deshabilitar esta función tan pronto como esté seguro de que ya no la necesita.
La palabra final
El contestador automático es una gran característica que facilita mucho el manejo del correo entrante. Si sigue los pasos descritos anteriormente, no debería tener problemas para habilitarlo en su Mac. Una vez que lo haga, puede disfrutar de estar lejos de su correo electrónico y dejar que la aplicación haga el trabajo.
Aunque es más utilizado para el trabajo, esta característica también puede ser muy útil para el correo personal. Además de la respuesta automática, existen muchas otras reglas y criterios útiles que puede aplicar. Puede elegir eliminar automáticamente el correo, realizar ciertas acciones en fechas específicas, reenviar automáticamente ciertos mensajes y mucho más.
Siéntase libre de revisar todas las reglas disponibles para encontrar las que le permitirán automatizar su correo electrónico de la manera que mejor se adapte a sus necesidades.
