¿No odias cuando quieres tomarte un par de días libres y recibes toneladas de correos electrónicos y llamadas telefónicas de clientes o compañeros de trabajo? Claro, puede que algunos de ellos sepan que usted está fuera, pero ¿qué pasa si no revisan sus bandejas de entrada?
Consulte también nuestro artículo Cómo reenviar automáticamente un correo electrónico en Outlook
No puede comunicarse con todos, incluso mientras está trabajando, y mucho menos durante su tiempo libre. Sin embargo, lo más probable es que sigas siendo criticado por correos electrónicos relacionados con el trabajo, incluso mientras estás de vacaciones. Afortunadamente, hay una manera de que todos sepan que no está disponible durante un período de tiempo específico.
Configuración de una respuesta automática
Si usa Microsoft Outlook, hay un método muy simple que puede usar para mantener a las personas alejadas de su espalda. Se llama Auto-Responder. Lo que esto esencialmente hace es enviar una respuesta preprogramada a cualquier persona que se contacte con usted durante su tiempo libre.
Esto se puede configurar con solo minutos, horas o incluso días o meses de anticipación. Enviar una respuesta automática puede garantizar que no recibirá docenas de notificaciones por correo electrónico relacionadas con el trabajo todos los días, ya sea que pase tiempo de calidad con su familia o que se vaya a una playa soleada.
A continuación, le indicamos cómo puede configurar la respuesta automática en Outlook y desactivarla cuando ya no sea necesario.
Configuración automática de respuestas
- Haga clic en el botón Enviar respuestas automáticas.
- Marque la opción Enviar solo durante este intervalo de tiempo en la casilla de verificación.
- Ingrese una fecha de inicio y una fecha de finalización para dar a su respuesta automática los parámetros necesarios. Use los campos Hora de inicio y Hora de finalización al hacer esto.
Probablemente hayas notado que hay dos pestañas:
- Dentro de mi organización
- Fuera de mi organización
Al hacer clic en el campo Dentro de mi organización, se enviarán todas las respuestas automáticas a las direcciones de correo electrónico registradas en la organización en la que trabaja (por ejemplo, su universidad o empresa). Todo lo que tiene que hacer es escribir su mensaje y hacer clic en Aceptar para guardarlo.
La opción Fuera de mi organización está destinada a direcciones de correo electrónico externas. Así es como puede usarlo para configurar una respuesta automática:
- Primero, seleccione la pestaña Fuera de mi organización.
- Marque la opción Respuesta automática para personas ajenas a su organización. Esto se puede configurar para enviar correos electrónicos solo a contactos personales o a todos fuera de la organización.
- Ingrese el mensaje en el cuadro de texto y edítelo de la forma que desee.
- Establezca una hora de inicio y una hora de finalización tal como lo haría para las respuestas internas.
- Haga clic en Aceptar para guardar el mensaje.
¿Qué pasa con el proceso de desactivación?
Para desactivar sus respuestas fuera de la oficina, debe seguir un procedimiento simple. Primero, debe hacer clic en la pestaña Archivo, luego en la pestaña Información y luego en el botón Respuestas automáticas.
Tendrás dos opciones para marcar:
- No envíe respuestas automáticas.
- Enviar respuestas automáticas
Elija la primera opción y la función de respuesta automática se apagará. Tiene que hacer esto para las respuestas internas y externas.
La palabra final
Tenga en cuenta que si desea reanudar el envío de respuestas automáticas a las personas, deberá configurar una nueva fecha y hora. Si la función está desactivada, debe volver sobre los pasos de desactivación y elegir la opción Enviar respuestas automáticas. Eso le permitirá editar nuevamente los campos de rango de tiempo, así como establecer el mensaje saliente.
