El correo electrónico es absolutamente esencial para el trabajo en el siglo XXI, desde la comunicación entre los miembros del equipo hasta la planificación de los próximos meses para proyectos. El problema, por supuesto, es que en la era de los teléfonos inteligentes y las tabletas, es aparentemente imposible desconectarse del trabajo por un período de tiempo prolongado. El correo electrónico en su teléfono inteligente es básicamente un requisito para la mayoría de las empresas, pero eso significa que su empleador puede comunicarse con usted básicamente en cualquier momento. Todos merecen un descanso del trabajo y tiempo libre de correos electrónicos, llamadas y todos los medios de comunicación que nos resultan tan difíciles de dejar. Ya sea que esté de vacaciones o simplemente quiera pasar un momento agradable con la familia o los amigos, establecer un mensaje de Outlook fuera de la oficina es el primer paso para dejar el trabajo por un tiempo. Aquí te explicamos cómo hacerlo.
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¿Por qué molestarse con un mensaje de fuera de la oficina?
Configurar un mensaje fuera de la oficina puede no hacer feliz a su jefe, pero al menos, permitirá que todos en su comunidad de trabajo y personas ajenas intenten comunicarse con usted. Entonces, ¿por qué es importante configurar un mensaje de fuera de la oficina? Bueno, en realidad, hay algunas razones:
Es de buena educación dejar que colegas, gerentes y clientes estén fuera de contacto durante un tiempo determinado. Esto es especialmente cierto si está de vacaciones por más de un par de días.
Es profesional . Si alguien necesita su ayuda con algo o un cliente tiene una consulta, avisarles que no está cerca durante un período de tiempo determinado les ayuda. Saben que tienen que esperar hasta que regreses o pueden acercarse a otra persona. Ambos ayudan al negocio y a usted.
Le dice a la gente que no te moleste . Si establece un mensaje fuera de la oficina, la gente sabe que está de vacaciones, tomando tiempo personal o lo que sea. Es menos probable que te llamen o te envíen SMS después de eso.
Le da a su jefe una cosa menos de qué quejarse . Si trabajas para un jefe exigente y quieres retirarte, obtendrás resistencia. Sin embargo, si juegas y actúas profesionalmente, es muy poco lo que pueden hacer desde una perspectiva disciplinaria.
Si hay algo importante cuando se trata de trabajar, es asegurarse de que siempre se represente a sí mismo como profesional en el sentido más destacado.
Establecer un mensaje de Outlook fuera de la oficina
Establecer un mensaje de respuesta fuera de la oficina difiere ligeramente dependiendo de si usa Outlook 2016 o anterior o Outlook dentro de Office 365. Cubriré ambos.
Outlook 2016 y anteriores
Hay bastantes pasos en el proceso, pero es bastante sencillo de hacer.
- Cree un nuevo correo electrónico y escriba su respuesta fuera de la oficina. Incluya Fuera de la oficina en el tema, pero deje el destino en blanco.
- Seleccione Archivo y Guardar como.
- Guardar como plantilla de Outlook donde dice Guardar como tipo.
- Seleccione Administrar reglas y alertas y seleccione la cuenta a la que desea aplicar el mensaje.
- Seleccione nueva regla.
- Seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo y presione Siguiente.
- Seleccione Dónde está mi nombre en el cuadro Para y presione Siguiente y luego confirme la ventana emergente.
- Seleccione la respuesta usando una plantilla específica y haga clic en el enlace de texto en el panel inferior.
- Seleccione la plantilla que creó anteriormente y seleccione Abrir. Haga clic en Siguiente.
- Seleccione excepto si se trata de una respuesta automática para evitar el envío de respuestas automáticas a respuestas automáticas. Haga clic en Siguiente.
- Dé un nombre significativo a la regla y asegúrese de que Activar esta regla esté marcada.
- Seleccione Finalizar y luego Aceptar.
Esto creará la respuesta automática fuera de la oficina y la activará. Si bien este proceso especifica la cuenta que estará activa, también puede configurarla activa para todas las cuentas de correo electrónico. Cuando activa la regla en el paso 11, debajo tiene las opciones para seleccionar la regla para que esté activa en todas las cuentas. Habilite esto si lo necesita y guarde.
Apague el mensaje de Outlook fuera de la oficina
Cuando regrese de vacaciones o lo que sea que haya hecho, debe recordar apagar la respuesta automática.
- Seleccione Archivo en Outlook.
- Seleccione Administrar reglas y alertas y seleccione Reglas de correo electrónico.
- Seleccione la cuenta y desactive la casilla junto a su regla de respuesta automática.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
¡Ahora estás oficialmente de vuelta a la rutina!
Configurar un mensaje de fuera de la oficina en Office 365
Las cuentas de Office 365 usan Exchange donde la cuenta de Outlook utiliza POP, IMAP o Exchange. El proceso es en gran medida el mismo, pero difiere lo suficiente como para justificar su propio recorrido.
- Seleccione Archivo y Respuestas automáticas desde Outlook.
- Seleccione Enviar respuestas automáticas.
- Establezca una escala de tiempo si lo desea. Esto es útil para tipos olvidadizos como yo que dejan su respuesta automática activa incluso cuando regresan.
- Asegúrese de que la pestaña Dentro de mi organización esté activa y agregue su mensaje.
- Seleccione Fuera de mi organización y agregue un mensaje relevante allí también. Dependiendo de quién le envíe un correo electrónico desde el mundo exterior, es posible que deba consultar Mis contactos solo; de lo contrario, se enviarán correos electrónicos a todos, incluidos boletines, notificaciones e incluso spam.
- Seleccione Aceptar una vez completado para activar.
El proceso es algo más corto que en Outlook 2016, pero el resultado final es el mismo. La capacidad de establecer una escala de tiempo es ordenada y, como usuario de Outlook 2016, espero que esa característica llegue pronto a esa versión.
Apague su mensaje de fuera de la oficina en Office 365
Si no desea usar el temporizador, regrese temprano o necesite cancelar su mensaje de fuera de la oficina, puede hacerlo.
- Abra Outlook y seleccione Archivo.
- Seleccione Respuestas automáticas y resalte la regla de fuera de la oficina.
- Seleccione No enviar respuestas automáticas.
Esto evitará que Exchange envíe los mensajes de inmediato, así que asegúrese de estar listo para responder una vez que lo desactive.
Ahora que sabe cómo configurar un mensaje de Outlook fuera de la oficina, no hay excusa para no tomarse más tiempo fuera del trabajo. ¡Buena suerte con eso!
