El almacenamiento en la nube no solo le brinda un nuevo lugar para guardar archivos; También proporciona a los usuarios una forma completamente nueva de compartir documentos, imágenes y carpetas. Los archivos adjuntos de correo electrónico son mucho menos esenciales que antes, ya que las plataformas en la nube ahora permiten a los usuarios compartir documentos y carpetas. Esto significa que puede compartir y editar archivos con enlaces.
Consulte también nuestro artículo Cómo liberar espacio en Google Drive
Google Drive es una de las mejores aplicaciones de almacenamiento en la nube para guardar documentos e imágenes. Proporciona a los usuarios al menos 15 gigabytes de almacenamiento, y también puede compartir archivos a través de Google Drive. Todo lo que necesita es una cuenta de Google, que puede configurar desde aquí. Luego puede iniciar sesión en GD, guardar algunos documentos o imágenes en su almacenamiento en la nube y compartirlos con quien lo necesite.
Niveles de acceso a archivos de Google Drive
Al compartir archivos de Google Drive, deberá seleccionar uno de los tres niveles de acceso. Puede seleccionar editar, ver y comentar el acceso. Ver es el nivel de acceso más restringido que tiene derechos de archivo casi de solo lectura. Sin embargo, ese nivel de acceso también permite la descarga y copia de archivos.
El acceso a comentarios también permite a los destinatarios de los archivos compartidos copiarlos y descargarlos. También pueden dejar comentarios o sugerir modificaciones para los archivos. Por lo tanto, este es un nivel de acceso útil si necesita alguna entrada para un archivo.
El acceso de edición es el menos restringido. Esto permite que alguien edite o haga ajustes en el archivo o carpeta compartido. Además, aquellos con nivel de acceso de edición también pueden editar carpetas, eliminar versiones de archivos, compartir el archivo, descargar documentos y copiar archivos.
Compartir archivos con personas específicas con invitaciones por correo electrónico
Hay dos formas de compartir archivos de Google Drive. Puede compartirlos con invitaciones por correo electrónico o enlaces. Para compartir archivos con invitaciones, necesitará las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Luego, abra el almacenamiento en la nube de Google Drive en un navegador y haga clic derecho en un archivo para compartir. Seleccione Compartir en el menú contextual para abrir las opciones para compartir archivos que se muestran en la instantánea directamente debajo.
Ahora ingrese la dirección de correo electrónico de una persona para compartirla en el cuadro de texto de direcciones de correo electrónico. Puede ingresar uno o más correos electrónicos allí. También puede ingresar algunos detalles adicionales del archivo en un cuadro de texto Agregar una nota.
Para seleccionar un nivel de acceso, presione el botón a la derecha del cuadro de texto del correo electrónico. Eso abre un pequeño menú que incluye los niveles de acceso para el archivo como en la instantánea a continuación. Seleccione un nivel de acceso Puede editar , Puede ver o Puede comentar en ese menú. Presione el botón Enviar para enviar las invitaciones por correo electrónico para compartir archivos a los destinatarios previstos.
Compartir archivos con enlaces
Alternativamente, puede compartir archivos de Google Drive con enlaces, que es menos seguro que las invitaciones por correo electrónico. Puede compartir un archivo con un hipervínculo haciendo clic derecho en un documento o imagen y seleccionando Obtener enlace para compartir en el menú contextual. Eso activará el intercambio de enlaces como se muestra en la instantánea directamente debajo. Luego puede seleccionar un hipervínculo, copiarlo con la tecla de acceso rápido Ctrl + C y darle ese enlace a cualquier persona con la que necesite compartir el archivo.
Para obtener más opciones para compartir enlaces, haga clic en Configuración de uso compartido para abrir la ventana en la siguiente captura. Luego puede presionar el botón Copiar enlace para copiar el hipervínculo al portapapeles. Haga clic en el cuadro Cualquiera con el enlace para seleccionar un nivel de acceso para el archivo.
Haga clic en Avanzado en la parte inferior derecha de la ventana de arriba para abrir la configuración en la instantánea directamente debajo. Luego puede seleccionar compartir el hipervínculo a través de las redes sociales como Twitter y Google+. Además, también puede asegurarse de que nadie copie el archivo compartido seleccionando las opciones Desactivar para descargar, imprimir y copiar para los comentaristas y los espectadores . Seleccione la opción Evitar que los editores cambien el acceso y agreguen nuevas personas para asegurarse de que los editores no puedan compartir los archivos con nadie más.
Haga clic en el botón Gmail para compartir el enlace por correo web. Gmail te restringe a 25 MB para archivos adjuntos de correo electrónico estándar. Sin embargo, con el uso compartido de archivos de Google Drive, puede enviar hasta 10 GB de documentos o imágenes con Gmail. Consulte esta guía de Tech Junkie para obtener más detalles sobre cómo enviar correos electrónicos a los archivos de Google Drive.
Compartir archivos con usuarios que no son de Google Drive
También puede compartir archivos con otras personas que no tienen cuentas de Google Drive. La mejor manera de compartir un archivo con usuarios que no son de Google Drive es configurar un enlace para compartir en la web. Entonces cualquiera puede abrir el archivo, incluso sin el hipervínculo, descubriéndolo con el motor de búsqueda de Google. Para seleccionar la opción Público en la web , presione el botón Cambiar en la ventana Configuración de uso compartido para abrir las opciones directamente debajo.
Allí puede seleccionar una opción de Público en la web . Cualquier persona con el enlace puede abrir el archivo sin iniciar sesión en Google Drive. También puede seleccionar una opción Desactivar - Personas específicas para desactivar todos los enlaces de archivos. Presione el botón Guardar para confirmar la configuración seleccionada.
Abrir archivos compartidos
Si alguien comparte archivos o carpetas con usted, puede verlos haciendo clic en Compartido conmigo a la izquierda de su página de almacenamiento de Google Drive. Eso abre una descripción general de los archivos y carpetas compartidos como se muestra en la siguiente imagen. Luego puede hacer clic derecho en un archivo allí y seleccionar Vista previa o Abrir con en el menú contextual.
Puede agregar los archivos compartidos a su almacenamiento de Google Drive con la opción Agregar a mi unidad . Seleccione un archivo o carpeta y presione la opción Agregar a mi unidad . Luego puede hacer clic en Mi unidad para abrir u obtener una vista previa del archivo compartido.
Entonces, ¿quién necesita archivos adjuntos de correo electrónico? Ahora puedes compartir archivos y carpetas con Google Drive. Compartir archivos es más conveniente, y también puede compartir archivos más grandes de lo que puede adjuntar con el correo web.
