Poder colaborar a través de hojas de cálculo en línea es una gran ayuda para quienes trabajan en diferentes horarios, en diferentes lugares, pero aún desean contribuir al proyecto en general. Exige una forma más fácil de compartir un algoritmo o una tabla de datos creados recientemente, pero no sabe cómo hacerlo.
Consulte también nuestro artículo Cómo agregar la fórmula CAGR a las hojas de cálculo de hojas de cálculo de Google
Las hojas de cálculo se crearon para ayudar a la mente humana a clasificar y etiquetar los datos de una manera que tenga sentido para nuestros cerebros para que podamos procesar dichos datos u otros cálculos en un momento posterior. El proceso para compartir estas hojas de cálculo particulares no debería ser tan difícil para nuestros cerebros. Aquí es donde entra en juego Google Sheets.
No solo tiene la opción de compartir sus Hojas de cálculo de Google con amigos, colegas o incluso desconocidos, sino también la capacidad de controlar exactamente lo que pueden y no pueden hacer con ellos. Afronte fácilmente la tarea de compartir sus Hojas de cálculo de Google siguiendo los pasos que se proporcionan a continuación.
Diversas formas de compartir una hoja de Google
Hay algunas formas de compartir una hoja de Google, así como en qué plataformas puede hacerlo. He proporcionado un procedimiento detallado para cada una de las plataformas más destacadas que probablemente usará.
En PC
- Inicie sesión en Hojas de cálculo de Google (o Google Drive) y abra el elemento que desea compartir. Si desea compartir varios elementos con los mismos destinatarios, mantenga presionada la tecla Mayús al hacer su selección.
- Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla.
Recibirá un cuadro emergente con la etiqueta "Compartir con otros".
- La ventana emergente proporciona algunas áreas de interés. El primero se encuentra en la sección "Personas", donde se le proporciona un cuadro en el que debe escribir la dirección de correo electrónico de los destinatarios de los que está compartiendo la hoja de Google. Puede agregar varias direcciones de correo electrónico o grupos a la lista de destinatarios hasta un máximo de 200. Los usuarios sin una cuenta de Google registrada solo podrán ver la hoja.
- A la derecha de ese cuadro, hay una flecha desplegable que le permite elegir qué puede hacer el destinatario con la hoja de Google. Las opciones disponibles son Can Edit (permite al usuario editar y agregar sus propias palabras e imágenes a la hoja), Can Comment (le permite al usuario dejar comentarios y resaltados de diferentes secciones en la hoja) y Can View (le permite al usuario solo para ver lo que hay actualmente en la hoja).
- También hay una sección de "Agregar una nota" si desea transmitir un poco de información sobre lo que contiene la hoja de Google o cualquier otra cosa que considere pertinente por su razón para compartir.
- En la parte superior derecha de la ventana emergente está la opción marcada "Obtener enlace para compartir". Haga clic en el icono a la derecha y aparecerá un enlace de URL que puede copiar / pegar. También ofrece las mismas opciones que antes para editar, comentar o ver, pero de una manera marginalmente diferente. Tendrá que decidir si alguien en Internet puede acceder al enlace que ha proporcionado, solo aquellos que tienen el enlace o solo aquellos especificados anteriormente en el paso 3 .
- Si desea ir un paso más allá, en la parte inferior derecha de la ventana emergente, busque y haga clic en Avanzado . La nueva pantalla debería verse así:
- Ahora tiene acceso a la misma URL compartida que antes, aunque las opciones ahora solo se pueden intercambiar a través del enlace Cambiar … a la derecha. Ahora puede compartir su enlace directamente a Gmail, Google+, Facebook y Twitter haciendo clic en los logotipos asociados. Ahora está presente una casilla de verificación para "Notificar a las personas" que le permite dejar un mensaje, a través de Agregar mensaje, a aquellos que reciben una copia de la hoja. También puede optar por que le enviemos una copia marcando la casilla correspondiente.
- Debajo de todo eso habrá una nueva sección llamada "Configuración del propietario". Esta sección ofrece más seguridad a la hoja de Google que se envía. Puede evitar que los editores cambien la seguridad que tiene cuando se trata de agregar nuevas personas y acceder a la hoja en sí. Además, puede deshabilitar la capacidad de cualquier comentarista o espectador que reciba la hoja para descargarla, imprimirla o copiarla.
Aunque más de 100 usuarios pueden ver el elemento, solo una combinación total de 100 editores o comentaristas puede estar trabajando en la hoja en cualquier momento.
Como un archivo adjunto de correo electrónico
Con el archivo abierto:
Haga clic en "Archivo" en la esquina superior izquierda y seleccione Correo electrónico como archivo adjunto … en el menú desplegable.
El uso de esta opción le permite enviar la hoja de Google por correo electrónico como un archivo PDF o .xlsx. Simplemente haga su elección en el menú desplegable "Adjuntar como".
Agregue los correos electrónicos del destinatario en el cuadro provisto junto con el asunto del correo electrónico, así como cualquier mensaje que desee enviar con el archivo adjunto. También hay una casilla de verificación si desea que le enviemos el correo electrónico.
Una vez que todo esté en orden, haga clic en Enviar .
En dispositivos móviles iPhone, iPad y Android
- Inicie sesión en Hojas de cálculo de Google (o abra la aplicación Hojas de cálculo de Google) y junto al elemento que desea compartir, toque Más
Si desea compartir varios elementos, toque y mantenga presionado el archivo que desea compartir. Esto abrirá la opción para múltiples selecciones, en cuyo punto puede tocar cada archivo adicional que desee compartir. - Toca Agregar personas . Al igual que los de la PC, solo aquellos con cuentas de Google pueden acceder al archivo compartido.
- En la sección "personas", agregue la dirección de correo electrónico o el grupo de Google con el que desea compartir el archivo. Para evitar enviar notificaciones, toque Más
> Omitir el envío de notificaciones . - Cuando termine, toque Enviar
.
- Si prefiere compartir un enlace al archivo en lugar del archivo en sí, junto al nombre del archivo, toque Más
- Toque Compartir enlace y luego toque Compartir enlace
. Luego, puede pegar el enlace proporcionado en un correo electrónico, sección de comentarios de un sitio web, su Facebook o en cualquier otro lugar donde desee ubicar el enlace.
- Para dejar de compartir este enlace, junto al nombre del archivo, toque
- Más
luego información
y seleccione Compartir enlace desactivado .
- Si desea elegir qué puede hacer un espectador con el enlace proporcionado, toque la flecha hacia abajo
.
