Una de las herramientas de Google más populares, Google Forms es muy útil cuando necesita crear y analizar encuestas. Las actualizaciones recientes han introducido aún más funciones excelentes en un servicio ya excelente.
Si usted es un reclutador que necesita currículums de los solicitantes o tal vez un tutor que necesita recolectar tareas de sus estudiantes, ahora puede permitir que otros carguen archivos directamente desde su formulario de Google.
Agregar el botón de carga de archivos a su formulario de Google
Una simple adición de un botón de carga de archivos marca la diferencia., aprenderá cómo agregar este botón a sus formularios de Google, así como a usarlo para cargar archivos a los formularios admitidos.
Paso 1
Al crear un nuevo formulario de Google, podrá agregar preguntas con varias opciones predefinidas para elegir. Abra la lista de opciones y busque la etiquetada "Carga de archivos". Haga clic en él y continúe con el siguiente paso.
Paso 2
Cuando haga clic en la opción "Carga de archivos", aparecerá una nueva ventana donde encontrará varios parámetros y opciones para cargar archivos.
En primer lugar, encontrará un campo con marcas de verificación que le permite definir qué tipos de archivos están permitidos para cargar. Hay ocho opciones para elegir, incluidos archivos PDF, hojas de cálculo de Excel y archivos de audio y video.
Justo debajo de eso, se le pedirá que elija la cantidad máxima de archivos que permite cargar de una vez, mientras que la opción justo debajo de esta se usa para especificar el tamaño máximo para los archivos individuales que los usuarios cargan en su formulario.
Una vez que agregue el botón a su formulario, sus encuestados podrán agregar un archivo desde el selector de documentos. Hay una opción para agregar el archivo desde la computadora o desde el Google Drive de un usuario.
Carga de múltiples archivos de formularios de Google
Como con la mayoría de los servicios de Internet que permiten la carga de archivos, no puede cargar una carpeta completa a la vez. Los archivos individuales en los formularios de Google deben agregarse por separado.
Por ejemplo, si su formulario está dirigido a solicitantes de empleo, lo diseñará para que carguen sus hojas de vida por separado de sus cartas de presentación. Del mismo modo, si necesita que proporcionen sus hojas de vida, una foto y una identificación escaneada, su formulario de Google tendrá tres botones de carga, uno para cada documento solicitado.
Almacenamiento de archivos y opciones de propiedad
Todos los archivos que se cargan desde sus formularios de Google se almacenarán en su Google Drive de manera ordenada y conveniente.
En realidad, la pregunta utilizada en el formulario se utilizará como nombre para una nueva carpeta creada. Cada elemento cargado que corresponda con esta pregunta se almacenará en esa carpeta, por lo que el proceso está bastante automatizado y no requiere ninguna organización manual.
Si en algún momento necesita visitar una carpeta específica y recuperar un archivo de ella, debe ir al panel de Google Forms y luego seleccionar la pestaña denominada "Respuestas". Una vez allí, simplemente haga clic en el botón "Ver carpeta" ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.
Si elige vincular cualquiera de sus formularios a Hojas de cálculo de Google, puede rastrear todos los archivos cargados en la pestaña de respuestas de una hoja de cálculo determinada. Además, cada archivo irá acompañado de un enlace directo visible para facilitar el acceso.
Los encuestados que carguen archivos a su formulario directamente desde su Google Drive crearán automáticamente una copia de su archivo original. Una vez que se carga el archivo, usted como propietario del formulario también se convertirá en el propietario de la copia del archivo, pero el archivo original, a menos que se establezca en público, permanecerá visible únicamente para su propietario.
Los cargadores pueden rastrear todas estas acciones en su barra lateral de Google Drive.
Exportación de formularios habilitados para carga con Form Publisher
Form Publisher es un complemento popular de Formularios de Google que convierte automáticamente los formularios completados en documentos de Google para compartirlos y revisarlos fácilmente. En lugar de acceder a cada aplicación individual desde su panel de control y buscar documentos relacionados en sus carpetas de Drive, puede convertirlos automáticamente en archivos PDF perfectamente estructurados para una revisión rápida.
Si desea utilizar Form Publisher con sus formularios de Google habilitados para cargar, hay dos cosas que puede hacer. Puede insertar un enlace directo al archivo cargado o (si el archivo es una imagen PNG, JPG o GIF) hacer que el archivo se muestre directamente en el documento. Este último es particularmente conveniente ya que le permite imprimir formularios completos y revisarlos fuera de línea si es necesario.
Conclusión
Como puede ver, el botón de carga de archivos en Formularios de Google puede ser muy útil si es un representante de RR. HH. Que se ocupa de muchos currículums o un tutor que tiene muchos estudiantes enviando sus tareas. Con él, los usuarios finales ahora pueden cargar archivos directamente desde su formulario de Google. Los archivos se almacenarán en su Google Drive y se organizarán perfectamente en carpetas separadas.
