La combinación de correspondencia es un buen truco creado con Outlook que le permite tomar datos de una fuente externa como Hojas de cálculo de Google y crear correos electrónicos personalizados para múltiples destinatarios. Si dirige una pequeña empresa o desea publicitar un evento, esta es una excelente manera de enviar correos masivos y hacer que parezca que envió cada uno personalmente. Ese toque personal puede tener un impacto muy positivo en las respuestas.
Consulte también nuestro artículo Cómo reenviar múltiples correos electrónicos a la vez en Gmail
No conozco a nadie que no tenga una cuenta de Gmail. Ya sea que lo usen mucho o no, la mayoría de nosotros tiene una cuenta de Google de algún tipo con todas las características que trae consigo. Por lo tanto, Gmail es un lugar lógico para configurar dicha campaña. Te mostraré cómo aquí.
Para utilizar la combinación de correspondencia de manera efectiva, necesitamos una plantilla llena de direcciones de correo electrónico, nombres y archivos adjuntos. Estos son los datos que Gmail extraerá para crear la campaña de correo por usted. Antes de configurar la campaña en sí, debemos completar una hoja de Google con estos datos. Luego configuramos Gmail para usarlo.
Usar la combinación de correspondencia para Gmail
Para que esto funcione, necesitará el complemento Combinar correspondencia para Hojas de cálculo de Google. Instálalo y estamos listos para comenzar.
Primero necesitamos crear la hoja de cálculo desde la cual Gmail extrae los datos para la fusión.
- Abra una hoja de Google, seleccione Complementos y Combinar correspondencia con archivos adjuntos.
- Seleccione Crear plantilla de combinación para crear el origen de la combinación de correspondencia. La plantilla debe incluir nombre, apellido, dirección de correo electrónico, archivos adjuntos, fecha y estado programados. Puede agregar más columnas si lo requiere.
- Vuelva al menú Combinar correspondencia con archivos adjuntos y seleccione Importar contactos de Google. Puede agregar o copiar manualmente y pegar datos en la plantilla si lo prefiere.
Si desea incluir archivos adjuntos, puede pegar un enlace de archivo adjunto de Google Drive en la columna Archivos adjuntos. Obviamente, primero deberá asegurarse de que el archivo adjunto real esté en Google Drive. Si necesita adjuntar varios archivos, separe cada URL con una coma.
Si desea programar los correos electrónicos, agregue una fecha y hora a la columna Fecha programada. El formato será mm / dd / aaaa hh: mm.
Configurar Gmail
Ahora que se ha completado la plantilla de combinación de correspondencia, podemos configurar Gmail. Necesitamos configurar el correo electrónico para llamar a ciertos datos de la plantilla de Google Sheet.
- Abre un nuevo correo electrónico en Gmail.
- Agregue 'Estimado {{Nombre}}}' a la primera línea de su correo electrónico. Puede cambiar 'Estimado' por lo que sea más adecuado para su audiencia. Esto es solo para demostrar. También puede usar {{Saludo}} y agregar una columna de Saludo en su Hoja de Google para personalizar realmente sus correos.
- Complete el resto del cuerpo del correo electrónico según sea necesario.
- Agregue archivos adjuntos según sea necesario.
Ahora debería tener una plantilla de correo electrónico que tenga texto básico y cualquier archivo adjunto. La magia de combinación de correspondencia ocurre cuando selecciona el comando. Modificará automáticamente cualquier configuración entre {{y}} con las columnas correspondientes en la hoja de cálculo. Puede agregar tantos como necesite siempre que copie el nombre de la columna exactamente y los coloque entre corchetes dobles.
Puede ver en la imagen que agregué una entrada en el correo electrónico llamada 'empresa'. Siempre que refleje que exactamente en el encabezado de una columna en la hoja de cálculo, incluida la primera letra minúscula, la combinación de correspondencia extraerá los datos en el correo.
Juntándolo todo
Ahora tenemos nuestra plantilla de origen y nuestro borrador de correo electrónico, es hora de hacer realidad la magia.
- Vaya a su hoja de Google de combinación de correspondencia.
- Seleccione Ejecutar combinación de correspondencia en el menú Combinar correspondencia con archivos adjuntos.
- Seleccione el borrador de Gmail que ha creado y seleccione Ejecutar.
Si no agregó una Fecha programada, los correos electrónicos se enviarán de inmediato. Si agregó una Fecha programada, los correos electrónicos se enviarán de acuerdo con esa entrada. Simplemente revise su casilla de Correo enviado para ver cuáles han sido enviados y verifique con la plantilla.
La combinación de correspondencia funciona a la perfección, pero si desea probarlo primero, cree una plantilla de combinación de correspondencia con solo sus datos y llame a eso en su correo de Gmail. Podrá ver cómo se ve y asegurarse de tener la sintaxis correcta. Sugeriría hacer esto por primera vez cuando envíes un montón de correos, pero no siempre es necesario una vez que te acostumbras.
¿Has utilizado la combinación de correspondencia para comunicarte con otras personas? Trabajar bien? ¿Tienes algún problema? Cuéntanos tu experiencia a continuación.
