Para aquellos que usan Google Drive o más específicamente, Hojas de cálculo de Google, es casi inevitable que termines recibiendo un archivo de Excel en algún momento. Ya sea de uno de sus colaboradores, compañeros de trabajo o de alguien que no puede distinguir la diferencia entre Excel y Sheets, sucederá. Después de todo, para ellos, puede ser más sencillo usar Excel en el trabajo y luego pasar a las hojas de cálculo de Google en su tiempo libre.
Consulte también nuestro artículo Cómo contar duplicados en hojas de cálculo de Excel
En algunos casos, en realidad puede ser mejor mantener el documento .xls como está y trabajar directamente desde él. Esto es especialmente cierto para cualquier archivo de Excel que pueda contener tablas de datos o esté protegido por contraseña, ya que estas características no pueden importarse de Excel a Sheets.
En otros casos, es posible y podría probar la ruta más fácil a largo plazo, si fuera a convertir todos los archivos .xls en Hojas de cálculo de Google. Esto generalmente lo hace mejor para los esfuerzos de colaboración al tiempo que convierte su Google Drive en una excelente ubicación de almacenamiento de respaldo para los archivos .xls. Esto último es especialmente cierto para los tontos como yo, que desean evitar que sus archivos sean víctimas de una eliminación accidental. Sucedió, no orgulloso de ello, siguiendo adelante.
, Explicaré cómo convertir archivos .xls para usar con Hojas de cálculo de Google, cómo hacerlo mientras se carga automáticamente y cómo adquirir un complemento de Google Drive para usar con Microsoft Office.
Primero, echemos un vistazo a la utilidad de Google Drive para el usuario cotidiano de Excel.
El poder de Google Drive
enlaces rápidos
- El poder de Google Drive
- Convertir el archivo XLS al cargar
- Establecer para convertir el archivo XLS automáticamente
- El archivo de Excel ya está ubicado en Google Drive
- Qué se puede y qué no se puede convertir
- Editar archivos de Microsoft Office almacenados en Google Drive
- Complemento de Microsoft Office
- Complemento de Google Chrome
- Revertir una hoja de Google a Excel
Muchas organizaciones en todo el mundo confían bastante en Google Apps. Aquellos que tienden a usar también las aplicaciones de Microsoft. Solía ser que tendría que editar todos los documentos de Word, Excel y PowerPoint dentro de Microsoft Office incluso después de moverlos a Google Apps.
Google Drive ha disuelto esencialmente esa necesidad, ya que se puede usar para almacenar archivos de Word, Excel y PowerPoint similares a cualquier otro servidor. No solo eso, sino que Google cifrará todos los archivos cargados en Google Drive y los almacenará de esa manera.
Además de todo lo demás, el rival más directo de Microsoft también puede convertir sus archivos de Excel en archivos editables de Google Drive para usarlos en línea, lo que facilita a quienes trabajan en un proyecto transmitir información y datos.
Excel Online es nuevo en todo el tema en línea en comparación con Google Drive. Drive tiene características que han madurado con el tiempo, son familiares para sus usuarios establecidos y sigue siendo 100% gratuito.
Convertir el archivo XLS al cargar
Ahora que sabemos un poco sobre lo impresionante que es Google Drive, podemos acceder a algunos tutoriales sobre cómo convertir sus archivos de Excel para usar con Hojas de cálculo de Google.
Para que el archivo .xls se convierta en una hoja de Google tan pronto como finalice la carga:
- Dirígete a la página de inicio de Google Sheets.
- Haga clic en el icono Abrir selector de archivos (icono de carpeta en la parte superior derecha).
- Presione la pestaña "Cargar" y luego arrastre el archivo a la sección correspondiente Arrastre un archivo aquí o haga clic en el botón Seleccionar un archivo de su computadora y elija el archivo que desea cargar.
- Toque el botón Abrir en la esquina inferior izquierda.
Esto cargará y convertirá su archivo .xls en una hoja de Google.
Establecer para convertir el archivo XLS automáticamente
A veces solo quieres saltarte al intermediario y tener todo automatizado. Google Drive puede actuar como un área de almacenamiento incluso para su mayor competidor, pero también puede convertir esos archivos automáticamente para facilitar la edición.
Si prefiere no molestarse con el tutorial anterior cada vez que desea convertir un archivo .xls en una hoja de Google, entonces:
- Desde su página principal de Google Drive, abra la Configuración . Este es el ícono de engranaje ubicado en la esquina superior derecha al lado del ícono de Ayuda (el signo de interrogación).
- En la pestaña General, busque Convertir cargas. Verá un cuadro (vacío por defecto) etiquetado como Convertir archivos cargados al formato del editor de Google Docs .
- Pon un cheque en la casilla.
Ahora todos sus documentos cargados se convertirán automáticamente en documentos compatibles con el editor de Google. Podrá saber si todo funciona según lo previsto si puede ver el logotipo real de Google Sheets junto al título del documento. Debería verse más o menos así:
El archivo de Excel ya está ubicado en Google Drive
Si el archivo ya está cargado en Google Drive, conviértalo fácilmente a Hojas de cálculo de Google:
Haga clic derecho en el archivo .xls que se ha cargado.
Al hacer clic en "Abrir con" y elegir Hojas de cálculo de Google .
Realmente es así de simple.
Qué se puede y qué no se puede convertir
Google Sheets es un gran programa y uno que suelo usar con frecuencia. Aquí hay una lista de todos los tipos de archivos que Google Sheets puede convertir:
- .xls
- .xlsx
- .xlsm
- .xlt
- .xltx
- .xltm
- .ods
- .csv
- .tsv
- .TXT
- .lengüeta
Esa es una lista bastante considerable y no creo que muchas personas encuentren problemas al intentar convertir sus archivos en editables de Google. Es decir, lo que no se puede convertir junto con sus archivos son:
- Como se mencionó, cualquier cosa protegida por contraseña.
- Todas las macros que desea convertir deberán implementarse a través de Apps Script. No se convertirán automáticamente.
- Gráficos y tablas de Word o PowerPoint.
- Hojas de cálculo que se vincularon dentro del archivo de Excel.
Editar archivos de Microsoft Office almacenados en Google Drive
Para aquellos que desean no solo convertir archivos .xls en archivos de Hojas de cálculo de Google, sino que también prefieren trabajar desde MS Office, hay un complemento para usted.
Puede hacer que sus archivos de Word, Excel y PowerPoint se muestren como una ubicación de almacenamiento de archivos directamente dentro de su aplicación de Office. No solo es conveniente para fines de edición, sino que una vez terminado, puede guardarlo y almacenarlo nuevamente dentro de su Google Drive. Muy bien, ¿verdad?
Hay un par de formas en que puedes hacer esto. El primero es el uso de un complemento de MS Office, mientras que el otro es un complemento para usuarios de Google Chrome.
Complemento de Microsoft Office
Para comenzar, deberá instalar el complemento Google Drive para Microsoft Office. Una vez que todo esté instalado:
- En su aplicación MS Office, haga clic en Abrir y seleccione Google Drive . Esto mostrará todos los archivos disponibles que haya guardado en su Google Drive.
- Una vez que encuentre el que desea, puede abrirlo, hacer los cambios necesarios en el archivo y luego guardar el archivo nuevamente en Google Drive.
Una forma sencilla de interactuar con sus archivos de MS Office sin la conversión.
Complemento de Google Chrome
Este complemento en particular solo está disponible para los usuarios de Google Chrome, pero es para PC y Mac. Deberá instalar la aplicación Google Drive para su sistema primero antes de poder usarla. Una vez que tenga la aplicación instalada:
- Dirígete a Google Drive y haz clic derecho en el archivo que deseas abrir.
- Haga clic en "Abrir en" y seleccione la aplicación de Microsoft Office correspondiente a la que pertenece el archivo.
Todo está navegando sin problemas desde aquí. Simplemente realice sus modificaciones y, una vez finalizado, guárdelo de nuevo en Google Drive.
Revertir una hoja de Google a Excel
Si lo necesita, puede revertir fácilmente la hoja de Google recién convertida a formato de archivo .xls. Esto es lo que haces:
- Mientras esté en Google Drive, haga clic derecho en el archivo que desea revertir.
- Haz clic en Descargar. Esto exportará una versión del archivo que está lista para ser editada dentro de Microsoft Excel.
Asegúrese de que el archivo que ha seleccionado tenga el logotipo de Google Sheets adjunto a la izquierda. Hojas de cálculo de Google generará automáticamente un duplicado del archivo de Excel que cargó inicialmente y que está listo para Excel.
